10 min lesing

Automatisert fakturabehandling: alt du trenger å vite

AI OG ML

FinTech

Kreditorene håndterer hundrevis, noen ganger tusenvis, av fakturaer hver måned. Fakturaene kommer i alle former og størrelser - PDF-filer, e-poster, papir - og ofte er de et eneste rot. Det fører til sene betalinger, forsinkede leveranser, bøter og et utslitt team som drukner i papirarbeid.

Velkommen til automatiseringens tidsalder - der kjedelige, repeterende oppgaver blir sparket til fortauskanten. Automatisering av fakturabehandling eliminerer manuell inntasting, reduserer feil, gjør ting raskere og fjerner kommunikasjonsproblemer. La oss dykke ned i det og se hvordan det fungerer!

Hva er automatisering av fakturabehandling?

Automatisert fakturabehandling bruker programvare for å gjøre fakturahåndteringen enklere. Den henter fakturadata rett inn i ERP- og CRM-systemene dine, noe som sparer deg for tid og penger og reduserer antall feil. I motsetning til manuell behandling får automatiseringen fakturaene gjennom arbeidsflyten mye raskere, ettersom den tar seg av alle de repeterende oppgavene som fakturahåndteringsteamet ditt må håndtere - som prismatching, verifisering av innkjøpsordrer og dataregistrering.

Men du lurer kanskje på hvordan alt dette skjer? La oss ta en titt på nøkkelteknologien som driver programvare for automatisert fakturabehandling.

Optisk tegngjenkjenning (OCR)

OCR-teknologi hjelper deg med å legge inn data fra fysiske dokumenter ved å skanne digitale bilder. Den fanger raskt opp bokstaver, tall og symboler og legger dem inn i et digitalt fakturabehandlingssystem. Grunnleggende OCR fanger bare opp teksten, men beholder den som et bilde. Mer avansert OCR konverterer derimot tegnene til redigerbar tekst. Og så finnes det AI-drevet OCR med ICR (Intelligent Character Recognition), som til og med kan gjenkjenne språk og ulike håndskriftstiler. Tekststørrelse, formatering og layout beholdes intakt, alt som redigerbar tekst. Alt dette gjør dataregistreringen mye enklere: I stedet for å fylle arkivskap kan du lagre alt digitalt, slik at teamet ditt får enkel tilgang til alle dokumentene dine når som helst og hvor som helst.

ML-algoritmer

Mens AI-verktøy kan trekke ut og sortere data fra fakturaer, noe som reduserer behovet for manuell inntasting og feil, kan ML gjøre mye mer enn det. ML kan faktisk lære seg godkjenningsprosessen din og begynne å ta smarte beslutninger - som å godkjenne fakturaer automatisk basert på fastsatte regler. Den kan også bidra til å oppdage svindel ved å fange opp uvanlige mønstre, og den kan til og med forutsi kontantstrømbehovet ditt ved hjelp av avanserte analyser.

Automatisering av robotiserte prosesser (RPA)

RPA fungerer i utgangspunktet som et menneske inne i programvaren, og håndterer repetitive oppgaver som følger bestemte regler. RPA er perfekt til å fylle hullene mellom ulike programvaresystemer: I stedet for at en person hopper mellom ulike apper, kan du ha en RPA-bot som logger seg inn på en leverandørs nettsted, henter inn fakturadata og legger dem i en mappe der OCR- eller ML-verktøy kan skanne og hente ut detaljene. Det gjør arbeidet mye raskere.

Slik fungerer automatisert fakturabehandling

Med automatisert fakturabehandling kan du håndtere hele økonomiflyten fra ett sted - du får raske betalingsgodkjennelser, klar innsikt i kontantstrømmen og sterkere leverandørrelasjoner - alt sammen raskt og effektivt.

Men hvordan blir fakturaene egentlig behandlet?

La oss se hvordan en typisk arbeidsflyt for automatisert fakturabehandling ser ut.

Fakturaen ankom

Når fakturateamet får en faktura, går OCR-teknologien inn og fanger opp dataene. Den oversetter alt til digital tekst og legger det inn i systemet ditt - raskt og enkelt!

Faktura sjekket

Automatiseringsprogramvaren dobbeltsjekker at alle dataene er nøyaktige og at alt du trenger er der. Den sammenligner informasjonen med de fastsatte standardene dine og matcher den med leverandørregistrene.

Faktura autorisert

Fakturaen sendes til regnskapsteamet for godkjenning. Avhengig av beløpets størrelse kan den godkjennes av en leder, eller den må kanskje godkjennes av en overordnet.

Betaling sendt

Etter godkjenning behandles betalingen, og en bekreftelse sendes ut for å gi leverandøren beskjed om at pengene er på vei via elektronisk overføring.

Faktura arkivert

Når betalingen er utført, lagres fakturaen sikkert i ditt digitale AP-bibliotek. Der blir den liggende permanent, slik at du har enkel tilgang til den når du trenger den i fremtiden.

01 Fakturaen ankom

AP-teamet får en faktura, og OCR-teknologien griper inn for å fange opp dataene. Den oversetter alt til digital tekst og legger det inn i systemet ditt - raskt og enkelt!

02 Faktura sjekket

Automatiseringsprogramvaren dobbeltsjekker at alle dataene er nøyaktige og at alt du trenger er der. Den sammenligner informasjonen med de fastsatte standardene dine og samsvarer med leverandørregistrene.

03 Faktura autorisert

Fakturaen sendes til regnskapsteamet for godkjenning. Avhengig av beløpets størrelse kan den godkjennes av en leder, eller den må kanskje godkjennes av en høyere opp.

04 Betaling sendt

Etter godkjenning behandles betalingen, og en bekreftelse bekreftelse sendes ut for å gi leverandøren beskjed om at pengene er på vei via elektronisk overføring.

05 Faktura arkivert

Når betalingen er utført, lagres fakturaen fakturaen sikkert lagret i ditt digitale AP-bibliotek. Der blir den liggende permanent, slik at du har enkel tilgang til den når du trenger den i fremtiden.

Kostnadsfaktorer: automatisering av fakturaer kontra manuell behandling

Ifølge IOFMs rapport om AP-resultater i verdensklasse 2021På det laveste modenhetsnivået uten automatisering betalte selskapene $6,20 per faktura, mens de på det høyeste nivået betalte $1,83.

For selskaper som bruker full automatisering av fakturering, har de med lavest modenhetsnivå redusert kostnadene til $3,03, og de mest effektive betalte bare $1,45 per faktura. Stor forskjell, ikke sant?

Rapporterte fakturakostnader for selskaper uten automatisering

$6.20

På det laveste modenhetsnivået

$1.83

På det øverste modenhetsnivået

Rapporterte fakturakostnader for selskaper med automatisering

$3.03

På det laveste modenhetsnivået

$1.45

På det øverste modenhetsnivået

Vi vet hvordan du kan effektivisere fakturaarbeidsflyten.

Fordeler med automatisert fakturabehandling

I tillegg til høyere kostnader, tvinger manuell datafangst av fakturaer fakturateamet ditt til å bruke utallige timer på å hente ut og skrive inn data. Automatisert fakturabehandlingsprogramvare ser ut til å være et mye mer effektivt alternativ på den fronten, ettersom det sparer deg for både penger og tid på repetitivt arbeid og godkjenninger i flere lag. Her er noen andre fordeler som kommer til bordet.

Mindre lagring av papir

Med automatisert dataregistrering er det ikke lenger behov for fysisk lagringsplass. Med smarte OCR-verktøy kan bedrifter sortere og lagre alt på nettet - enten i skyen eller lokalt. Med ordentlige sikkerhetskopier er dataene i tillegg trygge og enkle å dele med andre ved behov.

Forenklet digital arbeidsflyt

Oppgaver som mottak og inntasting av fakturadetaljer, som vanligvis er repeterende og utsatt for feil, kan sorteres automatisk basert på fastsatte regler. De blir sendt til riktig team for godkjenning og betaling, uten problemer.

Redusert risiko for dupliserte betalinger

Med programvare for automatisert fakturabehandling får du toveis eller treveis matching, der systemet sammenligner fakturaen med innkjøpsordren og varekvitteringen. Denne prosessen forbedrer nøyaktigheten og reduserer sjansen for feil eller dupliserte betalinger.

Økt nøyaktighet

Med AI-drevet fakturabehandling fanger smarte algoritmer opp og retter opp skrivefeil og feil før de skaper problemer. Du oppnår tilnærmet perfekt nøyaktighet, slipper problemer med sene eller manglende betalinger og holder driften på rett spor.

Bedre forhold til leverandørene

Hvis du betaler i tide og har orden på detaljene, vil leverandørene dine stole mer på deg. Færre forsinkelser, færre feil og smidigere kommunikasjon vil gjøre det mye enklere å samarbeide med dem.

Lavere kostnader

Med fakturaautomatisering kan du redusere de faste kostnadene og kutte ned på opplæringskostnadene. Færre manuelle oppgaver betyr færre feil, slik at du unngår kostbare feil som for eksempel tap på fordringer som skyldes at feil fakturadata kommer inn i systemet.

"Fakturafeil skjer, men det trenger de ikke å gjøre. Når RPA håndterer prosessen, blir alle detaljer dobbeltsjekket - fra dataregistrering til godkjenninger - slik at ingenting faller mellom stolene. Det gjør ting raskere, reduserer antall feil og sparer deg for hodepinen ved å gå glipp av tidsfrister. "

Dzianis Kryvitski

Leveransesjef i FinTech

De beste RPA-løsningene for automatisert fakturabehandling

RPA-løsninger er en stor produktivitetsforsterker for fakturabehandling. De fungerer som en bro mellom programvaresystemer, henter automatisk data fra fakturaer, kontrollerer dem mot databaser eller ERP-systemer og flytter dem smidig mellom regnskaps- og betalingssystemer.

Det finnes mange RPA-leverandører å velge mellom, og det er viktig å finne den rette løsningen basert på bedriftens størrelse, behov og prosesser. Her er vårt beste valg.

Med UiPaths løsning for intelligent dokumentbehandling kan du automatisere hele dokumentarbeidsflyten fra start til slutt ved å kombinere RPA med kunstig intelligens. Document Understanding er det fremste verktøyet her - et brukervennlig rammeverk uten kode som bruker både spesialiserte og generative modeller til å hente ut og tolke data fra alle typer dokumenter.

Den er svært allsidig og kan håndtere alt fra strukturerte skjemaer til rotete håndskrevne notater, avkrysningsbokser, signaturer og til og med skjeve eller lavoppløselige filer. UiPath Robots kan gjøre hva som helst.

Og det beste av alt? Den innebygde AI-en, som drives av forhåndstrenede maskinlæringsmodeller, sørger for at robotene dine lærer og blir smartere over tid, noe som gjør hele prosessen enda smidigere.

Blue Prism gjør langt mer enn bare å automatisere dataregistrering. Den kan håndtere fakturaer fra alle slags kilder og leser automatisk både strukturerte og ustrukturerte data. Ved hjelp av smart OCR-teknologi og Intelligent Document Processing (IDP) fanger den opp ulike formater og felt med presisjon.

Det fine er at Blue Prism fører en detaljert logg over hvert trinn, slik at du alltid er dekket når det gjelder etterlevelse. Den sporer alt, og sørger for at du har et komplett revisjonsspor for fremtidig referanse. Hvis noe mangler eller er feil, blir det flagget med en gang og sendt til rett person for gjennomgang.

Blue Prism integreres sømløst med de beste ERP-systemene som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics og QuickBooks, slik at økonomisystemene dine holdes oppdatert i sanntid uten ekstra manuelt arbeid.

Power Automates AI Builder er et lavkodeverktøy som enkelt lar deg automatisere uttrekk av fakturadata - og du trenger ikke å være teknologiekspert for å sette det opp. I tillegg integreres det sømløst med hele Microsoft-økosystemet - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - noe som gjør dokumentdeling, samarbeid i sanntid og rapportering svært smidig.

Har du gamle systemer som ikke spiller på lag med automatisering? Ikke noe problem! Power Automates skrivebordsflyter kan automatisere oppgaver selv i eldre, ikke-nettbaserte applikasjoner. Og med Power Virtual Agents kan du bruke chatroboter til å håndtere fakturaforespørsler, slik at leverandørene raskt og enkelt kan sjekke fakturastatus.

Det fungerer også med Microsoft Dataverse, en sentralisert plattform der du kan administrere alle fakturadataene dine, bygge mer komplekse arbeidsflyter og koble sammen ulike deler av virksomheten din, ikke bare leverandørreskontroen.

WorkFusion gjør fakturabehandling til en lek ved automatisk å hente inn data fra alle typer fakturaer og organisere dem for ditt AP-system. Og det beste av alt? AP-teamet kan sette det opp uten å trenge IT-hjelp. Slik fungerer det:

Henter og digitaliserer tekst fra fakturaer
Henter ut nøkkelinformasjon ved hjelp av smarte ML-roboter
Markerer manglende eller uklare detaljer og sender dem videre for gjennomgang
Sender godkjente betalingsforespørsler direkte til AP-teamet for behandling

Enten det gjelder leverandørfakturaer, meglerfakturaer, konnossementer, sykehusregninger eller kreditnotaer, har WorkFusion det du trenger. I tillegg kan det enkelt kobles til systemer som NetSuite, SAP, QuickBooks og andre ERP-systemer, slik at du kan automatisere fakturabehandlingen uten problemer.

Gjør timevis med datauttrekk om til minutter.

Fremtidige trender innen automatisert fakturabehandling

Automatisering av fakturabehandling fortsetter å utvikle seg i et jevnt tempo. Flere nye trender vil sannsynligvis forme fremtidens fakturabehandling og bidra til ytterligere forbedringer når det gjelder effektivitet og nøyaktighet. Her ser vi nærmere på noen av de viktigste trendene i horisonten.

Mer utbredt bruk av blokkjeder

Bruken av blokkjeder vil fremskynde betalinger over landegrensene ved at man slipper valutaveksling og bankgebyrer. I tillegg får du et tydelig revisjonsspor, siden blokkjedeoppføringer ikke kan endres, noe som gjør det enklere å løse eventuelle betalingstvister og låse inn sikre transaksjonsoppføringer for å redusere svindel.

Fremveksten av prediktive analyser

Prediktiv analyse er i ferd med å bli en stor del av automatiseringen av fakturabehandling. Ved å analysere tidligere fakturadata og oppdage trender kan man forutsi fremtidige betalinger og kontantstrømbehov. Det bidrar også til å fange opp potensielle betalingsforsinkelser eller avvik før de utvikler seg til større problemer.

Miljøvennlig praksis

Ved å automatisere fakturahåndteringen og ta i bruk digital fakturering kan bedrifter redusere papirbruken, redusere karbonfotavtrykket og effektivisere arbeidsflyten. Med økende press fra forbrukere og myndigheter blir det å automatisere fakturahåndteringen med miljøvennlige løsninger raskt et smart og ansvarlig trekk for bedrifter.

Automatisering gjennom smartkontrakter

Smartkontrakter kan gjøre faktureringen mye enklere ved å automatisere betalinger når visse betingelser er oppfylt. Du kan for eksempel sette opp en smartkontrakt som betaler en leverandør så snart leveransen er bekreftet. Det er en enkel måte å fremskynde betalinger på og avlaste teamet ditt ved å kutte ned på alt det administrative arbeidet.

Lokalisering og global etterlevelse

Når utviklere utvikler programvare for automatisert fakturabehandling, vil de i økende grad tilpasse løsningene sine til å håndtere alle de ulike globale skattereglene. De tar seg av de kompliserte skattelovene og samsvarsaspektene, slik at fakturaene dine blir behandlet korrekt uansett hvilket land du jobber med.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor bør jeg automatisere fakturaer?

Manuelle prosesser fører med seg en god del hodepine - kostbare feil, frustrerte ansatte og anstrengte leverandørforhold. Det er her fakturaautomatisering kommer inn i bildet. Den tar seg av rutineoppgaver som dataregistrering, fremskynder betalinger, gir deg et klart bilde av kontantstrømmen og sparer deg penger over tid.

Hva er de vanligste utfordringene ved implementering av automatisert fakturabehandling?

En vanlig utfordring med automatisert fakturabehandling er kostnadene. Det kan bli dyrt å integrere programvaren, spesielt hvis du trenger tilpasninger. Men tenk over det - hvor mye bruker du på å rette opp fakturafeil eller feilbetalinger? I det lange løp vil besparelsene vanligvis gjøre investeringen verdt det.

Hvordan kan bedrifter velge riktig løsning for automatisert fakturabehandling?

Først og fremst bør du tenke over hva du egentlig trenger - er du ute etter noe enkelt, eller trenger du et verktøy som er mer tilpasningsdyktig? Sørg for at den løsningen du velger, enkelt kan integreres med eksisterende systemer, for eksempel ERP- eller regnskapsprogramvaren din. Og ikke glem å tenke på skalerbarhet - vil plattformen kunne vokse med virksomheten din etter hvert som den ekspanderer?

Siarhei Sukhadolski FinTech-ekspert

Dato: 15. desember 2024

Siarhei Sukhadolski FinTech-ekspert

Dato: 15. desember 2024

Innholdsfortegnelse

Kontakt oss

Bestill en samtale eller fyll ut skjemaet nedenfor, så kontakter vi deg så snart vi har behandlet forespørselen din.

Navn

Selskap

E-post

Telefon

Melding Ta med prosjektdetaljer, varighet, teknisk stack, behov for IT-fagfolk og annen relevant informasjon.

Spill inn en talemelding om din
prosjektet for å hjelpe oss å forstå det bedre

Legg ved ytterligere dokumenter om nødvendig

Last opp fil

Du kan legge ved opptil 1 fil på totalt 2 MB. Gyldige filer: pdf, jpg, jpeg, png

Vær oppmerksom på at når du klikker på Send-knappen, vil Innowise behandle personopplysningene dine i samsvar med vår personvernerklæring. Retningslinjer for personvern med det formål å gi deg relevant informasjon. Ved å oppgi et telefonnummer og sende inn dette skjemaet samtykker du til å bli kontaktet via SMS. Priser for meldinger og data kan påløpe. Du kan svare STOPP for å reservere deg mot ytterligere meldinger. Svar Hjelp for mer informasjon.