10 benefícios chave do SharePoint e 12 casos de utilização no mundo real

28 de agosto de 2025 14 min leitura

O SharePoint dá-lhe acesso rápido a informações críticas, automatiza tarefas repetitivas, apoia a colaboração de equipas em vários locais e mantém tudo rastreável e seguro. Grandes nomes como Nestlé, Ardent Mills, e Kraft Heinz dependem dele para organizar fluxos de trabalho internos, gerir conteúdos e manter operações comerciais rigorosas.Se a sua equipa está a utilizar o SharePoint apenas para armazenar ficheiros, então está essencialmente sentado num Ferrari mas apenas a utilizar o rádio. O verdadeiro valor do SharePoint surge quando este se torna a espinha dorsal das suas operações comerciais: a sua intranet, a sua base de conhecimentos, o seu motor de processos, o seu centro de controlo de documentos.Neste artigo, vou explicar o que é mais essencial Vantagens do SharePoint para as empresases e os principais casos de utilização. Irei partilhar porquê utilizar o SharePoint, onde falha, e como abordar Desenvolvimento de intranet SharePoint sem desperdiçar meses a reconstruir coisas que nunca funcionaram em primeiro lugar.Pense nisto como uma verificação da realidade e um guia prático para qualquer pessoa que queira utilizar seriamente o SharePoint da forma pretendida.

As vantagens mais importantes do SharePoint para as empresas

As vantagens mais importantes do SharePoint resumem-se a três aspectos: melhor visibilidade, menos tarefas manuais e ferramentas que reflectem efetivamente a forma como as suas equipas trabalham. Quando configurado corretamente, o SharePoint torna-se um sistema nervoso central para a sua organização.

O SharePoint simplifica as operações entre equipas

Uma das vantagens mais subestimadas do SharePoint é a forma como obriga as equipas a trabalhar a partir de uma estrutura partilhada. E como essa estrutura reduz o atrito.

A maioria das empresas não se apercebe de quanto tempo perde a localizar ficheiros, a procurar aprovações ou a adivinhar qual a versão final. O SharePoint dá-lhe uma forma de normalizar a colaboração sem prender as pessoas a fluxos de trabalho rígidos.

Por exemplo, pode substituir cinco rastreadores Excel desconectados e aprovações baseadas em caixas de entrada por uma lista do SharePoint ligada a um fluxo do Power Automate. Todos trabalham a partir do mesmo sistema e as coisas avançam mais rapidamente sem reuniões adicionais.

Segurança e conformidade de nível empresarial

O SharePoint oferece às empresas um ambiente seguro e centralizado para colaboração e governação. Obtém permissões granulares até ao nível do documento, pistas de auditoria para cada interação e funcionalidades de conformidade nativas, como etiquetas de retenção, eDiscovery e definições de sensibilidade. Tudo isto é apoiado pela estrutura de segurança do Microsoft 365.

Se estiver a lidar com políticas internas ou regulamentos da indústria, o SharePoint ajuda a manter o controlo sem adicionar camadas de complexidade. Foi concebido para suportar a residência de dados em várias regiões, proteger informações confidenciais com acesso condicional e fornecer a transparência de que as suas equipas jurídicas e de InfoSec necessitam.

O SharePoint é dimensionado à medida que cresce

SharePoint não precisa de um lançamento em grande escala. Pode começar com um único site de equipa e ir crescendo, que é exatamente o que recomendamos para a maioria dos clientes.

As empresas em fase de arranque podem começar com apenas uma biblioteca de documentos e, mais tarde, expandir-se para portais específicos de departamentos, páginas iniciais de intranet e painéis de controlo Power BI ligados. O SharePoint suporta esse tipo de crescimento modular. Não é necessário redesenhar todo o sistema a cada seis meses, basta adicionar camadas à medida que as suas necessidades evoluem.

Os conteúdos mantêm-se estruturados e pesquisáveis

É aqui que o SharePoint ganha a ferramentas como o Dropbox ou o Google Drive: metadados.

A maioria das equipas coloca os ficheiros em pastas. Depois, alguém altera a convenção de nomes. Depois, não se consegue encontrar nada. O SharePoint dá-lhe etiquetagem, tipos de conteúdo e vistas filtradas. Quer obter todos os contratos assinados no segundo trimestre por um gestor específico? São dois cliques se os seus dados estiverem estruturados.

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Os dados são centralizados e acessíveis

Todas as empresas acabam por ter o mesmo problema: alguém está ausente, um prazo está a aproximar-se e ninguém sabe onde está um ficheiro necessário.

O SharePoint resolve isso tornar-se um núcleo central de dados operacionais: documentos, listas, páginas, controladores de tarefas e até painéis de controlo. E como está integrado no Microsoft 365, pode aceder a esses dados no Teams, Outlook ou Power BI sem mudar de ferramenta. Se está habituado a acompanhar as excepções de entrega em tópicos de correio eletrónico, uma lista do SharePoint com filtros, lógica de estado e notificações ajudá-lo-á a evitar a arqueologia da caixa de entrada.

Facto engraçado

McKinsey constatou que os trabalhadores gastam quase 20% do seu tempo apenas à procura de informações internas ou à procura de colegas. Isso é um dia inteiro por semana. Quando os dados se encontram num sistema centralizado e pesquisável como o SharePoint, esse tempo não desaparece, mas é redireccionado para o trabalho real.

Os administradores obtêm controlo total sem microgerir

Administração centralizada dá às pessoas certas o nível certo de controlo.

O SharePoint dá às equipas de TI uma visão geral clara: a quem pertence o quê, onde o acesso se desviou, que conteúdo está obsoleto e qual a tendência de utilização. Mas também permite que os proprietários de sítios gerem o seu próprio espaço. Esse equilíbrio é importante. Mesmo numa implementação global, pode definir políticas de governação para que cada departamento possa ter a sua própria estrutura, mas ainda assim seguir modelos consistentes de nomeação, retenção e permissões.

Não precisa de ser um programador para construir algo útil

SharePoint dá às equipas não técnicas ferramentas reais para realizar o trabalho. Por exemplo, os RH podem criar listas de verificação de integração, o aprovisionamento pode gerir dados de fornecedores e as finanças podem executar fluxos de trabalho de fecho mensal. Tudo isto utilizando listas, formulários, vistas e o Power Automate incorporados. Com a estrutura certa implementada, as equipas ganham independência e avançam mais rapidamente.

Nota

Para uma estabilidade a longo prazo, vale a pena configurar tudo corretamente desde o início. Uma arquitetura de site clara, convenções de nomenclatura e estratégia de permissão - estas são as peças que mantêm o SharePoint utilizável à escala. É aí que nós entramos. Na Innowise, ajudamos as empresas a implementar soluções SharePoint que funcionem agora e continuar a trabalhar à medida que crescem.

A colaboração torna-se um subproduto de uma boa estrutura

A colaboração funciona melhor quando a informação está onde as pessoas esperam encontrá-la: não na cabeça de alguém ou perdida numa conversa de chat. O SharePoint ajuda as equipas a criar espaços de trabalho partilhados com uma lógica real: tarefas, calendários, documentos, actualizações de estado e modelos. E tudo isto num único ambiente.

Por exemplo, uma equipa de marketing pode criar um site onde os resumos da campanha, as rondas de feedback, os recursos finais e as listas de verificação de lançamento estão lado a lado. Toda a gente vê a mesma informação, utiliza as mesmas ferramentas e mantém-se em sintonia sem ter de procurar ligações ou fazer perguntas. Quando a colaboração parece mais fácil do que mudar de contexto em cinco plataformas, as pessoas tendem a utilizá-la efetivamente.

A produtividade aumenta porque a fricção diminui

O SharePoint não torna magicamente as equipas mais produtivas. Apenas remove o lixo que os torna mais lentos.

O SharePoint lida com aprovações, controlo de versões, actualizações recorrentes e acompanhamento do progresso, uma vez configurado corretamente. Por exemplo, uma empresa de fabrico que está habituada a gerir os desvios de produção no Excel pode migrar o processo para o SharePoint com um formulário personalizado, lógica de estado e alertas automáticos. Como resultado, não há mais registos perdidos ou lembretes manuais, e o tempo de resolução é mais rápido.

Pode personalizar sem criar um monstro

O SharePoint é flexívelmas isso não significa que deva tocar em todas as definições.

Por exemplo, uma equipa que esteja a criar um portal de formação interna pode utilizar páginas modernas, Power Apps e Listas para fornecer conteúdos, acompanhar as conclusões e recolher feedback, sem escrever código. Esta abordagem mantém o site sustentável, escalável e fácil de entregar. Quando a personalização suporta um objetivo comercial claro e se enquadra nos limites da plataforma, mantém-se útil ao longo do tempo.

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Os casos de utilização mais importantes do SharePoint

Assim para que é que o SharePoint é utilizado nas empresas? As equipas utilizam-no para substituir ferramentas dispersas, centralizar conhecimentos, automatizar tarefas repetitivas e dar mais controlo aos departamentos sem perder a estrutura.

Nesta secção, abordarei os principais Casos de utilização do SharePoint que surgem vezes sem conta. Vamos dar uma olhadela mais atenta.

1. Utilizar o SharePoint como um portal de intranet

O SharePoint funciona bem como intranet de toda a empresa quando dá às pessoas o que elas precisam: actualizações, documentos, ligações, calendários e páginas que reflectem o funcionamento da empresa.

Empresas como A Cummins criou a sua intranet, Cummins Connectno SharePoint Online para apoiar a colaboração em mais de 100 países. As equipas de marketing utilizam-no para co-criar planos em 25 segmentos de negócio. Os executivos acedem-lhe no telemóvel durante as viagens. A estrutura permite que as equipas colaborem no mesmo documento sem conflitos de versões e sem dependerem de ferramentas externas.

Outro exemplo é a Douglas Elliman. Eles lançou a sua nova intranet, DouglasO SharePoint Online é uma ferramenta de gestão de clientes, baseada no SharePoint Online, para dar aos agentes de 113 escritórios acesso a ferramentas, dados e aplicações a partir de um único centro. Inclui uma loja de aplicações, ferramentas personalizáveis e um chatbot chamado AskDouglas. Todos eles são adaptados para apoiar a forma como os agentes gerem as suas empresas.

2. Utilizar o SharePoint como um sistema de gestão de documentos

SharePoint trata da gestão de documentos com estrutura e rastreabilidade. O historial de versões, as permissões, os metadados e os registos de acesso já fazem parte do sistema, pelo que não é necessário acrescentá-los.

Em Ardent MillsPor exemplo, um arquiteto empresarial interno começou por utilizar listas do SharePoint como camada de dados para Power Apps personalizadas. O que começou como uma substituição de um único formulário transformou-se numa rede de ferramentas em mais de 35 instalações, abrangendo tudo, desde verificações de qualidade a feedback logístico e inspecções de veículos. O SharePoint ofereceu um ambiente familiar a partir do qual construir. E quando a equipa amadureceu, começou a passar para o Dataverse. Mas o SharePoint foi a porta de entrada que desbloqueou esta transformação.

3. Utilizar o SharePoint para gerir projectos

SharePoint apoia o trabalho de projeto quando as equipas precisam de visibilidade e não de outra aplicação. As listas de tarefas, as bibliotecas de documentos, as linhas de tempo, os calendários e os painéis de controlo podem estar todos no mesmo espaço, associados ao trabalho real do projeto.

A Toyota utiliza o SharePoint para gerir uma vasta gama de projectos internos, incluindo o desenvolvimento de veículos, a otimização de processos e o controlo de qualidade. Criaram sites de projectos personalizados no SharePoint para fornecer às equipas um acesso centralizado a tarefas, documentação e linhas de tempo. Estes espaços de trabalho do SharePoint ajudaram-nos a alinhar os esforços entre departamentos e a garantir a conformidade com os processos internos, tudo isto utilizando ferramentas com as quais os seus funcionários já estavam familiarizados através do Microsoft 365. Isto resultou numa comunicação mais fluida entre departamentos e numa melhor visibilidade do progresso do projeto em todas as fases.

4. Utilizar o SharePoint como um sistema de gestão de conteúdos

SharePoint ajuda a gerir conteúdos internos à escalaA solução de gestão de conteúdos é uma ferramenta de gestão de conteúdos que inclui fluxos de trabalho de aprovação, modelos, etiquetagem e propriedade. As equipas de conteúdos podem controlar quem publicou o quê, quando foi atualizado e onde se enquadra na estrutura maior.

Dica profissional

Orientações da Microsoft para a gestão de conteúdos empresariais descreve como utilizar metadados geridosA configuração do controlo de versões pode incluir tipos de conteúdo, tipos de conteúdo e conjuntos de documentos para manter o conteúdo consistente entre unidades empresariais. Esta configuração funciona bem para bibliotecas de políticas internas, materiais de formação, arquivos de investigação e documentação operacional - em qualquer lugar onde o controlo de versões e a consistência sejam importantes.

5. Utilizar o SharePoint como uma base de conhecimentos

As bases de dados de conhecimento só funcionam se forem fáceis de pesquisar e se alguém for responsável por as manter úteis. O SharePoint suporta ambos. Ele proporciona às equipas um local para recolher instruções, PONs, documentos de formação e passos de resolução de problemas com os filtros e as permissões corretas.

Fórmula de conteúdo partilha exemplos de bases de conhecimento SharePoint criadas com uma categorização clara, fluxos de trabalho de colaboradores e diretórios de especialistas. Este tipo de estrutura dá aos novos funcionários uma vantagem inicial e evita que o pessoal sénior responda às mesmas perguntas duas vezes.

6. Utilizar o SharePoint como um sistema de bilhética

A emissão de bilhetes internos funciona melhor quando os tipos de pedidos são conhecidos e o volume é gerível. O SharePoint lida bem com isto, especialmente quando emparelhado com o Power Automate e os Formulários. Os funcionários submetem pedidos através de um formulário, as actualizações de estado são controladas numa lista e as notificações são enviadas automaticamente.

A Universidade de Oxford utiliza um portal de autosserviço com base no SharePoint para apoio informático, permitindo ao pessoal e aos estudantes registar problemas diretamente através de formulários associados ao seu SSO. Esse portal encaminha os pedidos para um sítio central onde as equipas de apoio acompanham os pedidos em tempo real, assinalando mesmo os atrasos e integrando opções de pedido de retorno telefónico para casos urgentes

7. Utilizar o SharePoint como um CRM

O SharePoint pode funcionar como um CRM leve para acompanhar contactos, oportunidades e comunicações com clientes. Não foi concebido para condutas de negócios complexas, mas abrange o básico: diretórios de contactos, registos de atividade, anexos e lembretes.

Uma vez deparei-me com um caso em que um parceiro da Microsoft descreveu como um fabricante alemão, Liebherr, construiu uma configuração semelhante ao CRM utilizando o SharePoint e o Dynamics 365. O pormenor chave? Eles sincronizaram as permissões entre os dois, de modo que os documentos dos clientes foram armazenados no SharePoint, mas regidos pelas mesmas regras que no CRM. Desta forma, as equipas podiam colaborar em ficheiros de vendas e de projectos sem se preocuparem com problemas de acesso.

Quando as pessoas perguntam: "Para que é utilizado o SharePoint para além do armazenamento de documentos?", este é um bom exemplo. A configuração funciona bem quando está a acompanhar contas internas, a gerir contactos de fornecedores ou a lidar com relações com parceiros em que uma coordenação apertada é mais importante do que um pipeline de vendas complexo.

8. Utilizar o SharePoint juntamente com os sistemas ERP

SharePoint não substitui os sistemas ERP, mas complementa-os. Muitas empresas utilizam o SharePoint para apresentar os dados ERP de uma forma mais fácil de utilizar: com painéis de controlo, vistas filtradas e funcionalidades de colaboração que não estão disponíveis na maioria das interfaces ERP.

Num dos nossos projectos de automatização para um banco sediado nos EUANo âmbito do projeto de integração de uma plataforma de automatização de processos robóticos com os sistemas financeiros, ferramentas internas e centros de documentação do cliente, trabalhámos na integração de uma plataforma de automatização de processos robóticos. Juntamente com os principais sistemas do tipo ERP, também integrámos o SharePoint para servir de ponto central para documentação interna e orientação de manutenção a longo prazo. Isto facilitou o acesso das equipas distribuídas do banco a fluxos de trabalho de RPA, especificações de integração e conhecimentos de conformidade a partir de um único local. Tudo isto sem ter de procurar em e-mails ou confiar em PDFs desactualizados.

9. Utilizar o SharePoint para gerir pedidos de compra

O acompanhamento dos pedidos de compra começa muitas vezes no correio eletrónico e fica lá até que algo se estrague. O SharePoint oferece um caminho melhor: formulários estruturados, fluxos de aprovação automatizados e acompanhamento em tempo real.

Já vi esta configuração funcionar bem em empresas onde as equipas precisavam de mais estrutura, mas não tinham o orçamento ou a escala para um sistema de aprovisionamento completo. Quando todos utilizam o mesmo formulário e as aprovações estão associadas a funções, reduzem-se os atrasos e eliminam-se as suposições. Não é sofisticado, mas dá visibilidade: as equipas financeiras sabem o que está a chegar, os gestores sabem o que está pendente e os requisitantes não têm de andar à procura de actualizações em tópicos de correio eletrónico.

10. Utilizar o SharePoint para boletins informativos internos

As newsletters internas são frequentemente enviadas por correio eletrónico, mas o SharePoint torna-os mais fáceis de organizar e encontrar mais tarde. As páginas podem incluir anúncios, recapitulações de eventos, vídeos incorporados ou inquéritos. Tudo é estilizado de forma consistente e publicado num calendário previsível.

A Microsoft recomenda a utilização do SharePoint sites de comunicação para criar centros de notícias internos. As equipas podem gerir arquivos, acompanhar os leitores e extrair conteúdos de outras partes da intranet sem os reescrever.

11. Utilizar o SharePoint para apoiar a produtividade pessoal

A produtividade pessoal no SharePoint começa com a visibilidade. Quando os colaboradores sabem onde encontrar o que precisam e não passam metade do dia à procura de ficheiros ou actualizações de estado, tudo se torna mais fácil.

As bibliotecas de documentos, as listas de tarefas, os calendários partilhados e os marcadores de páginas ajudam as pessoas a manterem-se concentradas. O SharePoint também ligação ao OneDrive, Teams e Outlookpara que as pessoas possam gerir tarefas e documentos através das ferramentas que já utilizam.

12. Utilizar o SharePoint para apoiar a inovação orientada para os trabalhadores

A melhoria contínua depende do acesso aos documentos internos e às ideias dos outros. O SharePoint dá às empresas um uma plataforma para fazer emergir, discutir e desenvolver essas ideias ao longo do tempo.

O Flex utiliza o SharePoint Online como base para um portal de ideias onde os funcionários apresentam, votam e aperfeiçoam propostas para melhorar as operações ou a prestação de serviços. Este tipo de visibilidade dá poder aos indivíduos, mas também é escalável. E as melhores ideias são integradas em fluxos de trabalho utilizados globalmente pelas equipas.

Como é que o Innowise o pode ajudar com o SharePoint

O SharePoint não é difícil de utilizar, mas é fácil de errar. Já vi equipas perderem semanas de trabalho por causa de permissões danificadas, bibliotecas duplicadas e migrações que pareciam estar bem até alguém reparar na falta de metadados. O tempo de inatividade, a confusão e a adoção confusa pelos utilizadores não são raros, são o que acontece quando o planeamento fica para trás.É por isso que empresas como a Ardent Mills, a Cummins e a Douglas Elliman investem em acertar as bases do SharePoint. Não estão à procura de funcionalidades extravagantes, mas sim a certificar-se de que os princípios básicos (colaboração, controlo de documentos e confiança no sistema) se mantêm corretamente à escala.É aí que entra a minha equipa. Por vezes, começa com Consultoria em SharePointPor vezes, o objetivo é avançar rapidamente: substituir as partilhas de ficheiros, reconstruir uma intranet ou limpar anos de SharePoint. Outras vezes, o objetivo é avançar rapidamente: substituir partilhas de ficheiros, reconstruir uma intranet ou limpar anos de dispersão do SharePoint. Nesses casos, apoiamo-nos em Sharegate. Trata do trabalho pesado durante a migração (desde o mapeamento de conteúdos até às transferências de permissões) sem estragar tudo a meio do processo.Quando se está a construir algo novo, recomendo normalmente que se comece por um número reduzido. Um projeto bem estruturado intranet página. Um processo automatizado com uma lista e um fluxo do Power Automate. Algo real que uma equipa possa utilizar de imediato e não apenas um plano num documento.

Se a sua configuração do SharePoint parece inchada, frágil ou meio adoptada, há provavelmente uma razão para isso. Já vimos como Utilização do SharePoint gera mais confusão do que clareza. Se quiser ajuda para resolver o problema, comece com a nossa Serviços de desenvolvimento SharePoint. Ou simplesmente contactar. Por vezes, são necessárias apenas algumas decisões para resolver o que não está a funcionar.

Ivan Shatukha

Diretor de Desenvolvimento Global

Ivan Shatukha é o Diretor de Desenvolvimento Global da Innowise, com mais de 8 anos de experiência no crescimento de equipas de desenvolvimento de software e na garantia de que os projectos tecnológicos são entregues tanto do ponto de vista comercial como técnico. Tendo começado como engenheiro principal da Python, Ivan fez crescer a equipa de apenas algumas pessoas para mais de mil, com um forte enfoque na expansão e melhoria da eficiência. É conhecido por combinar conhecimentos técnicos sólidos com uma visão estratégica clara, ao mesmo tempo que constrói os sistemas que mantêm os projectos no caminho certo e dentro do orçamento. Desempenhou um papel fundamental na expansão das operações da Innowise, desde a automatização dos processos principais até à introdução de novas direcções tecnológicas que impulsionaram o crescimento.

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