Automatiserat system för hantering av kontoutdrag

För att hjälpa vår kund att minska den manuella avstämningen och öka den finansiella noggrannheten utvecklade Innowise ett automatiserat system för hantering av kontoutdrag som drivs av Odoo ERP.*

80%

Färre fel vid manuell inmatning

20+

timmar sparas varje vecka tack vare automatisering

Industri Detaljhandel

Anställda 250-500

Region Tyskland

Tjänster Odoo-anpassning, API-integrationer, DevOps, löpande support

Kund sedan 2024

Översikt över kunder

Sammanfatta artikeln med AI

Kunden är en snabbväxande tysk detaljhandlare som erbjuder moderna hemartiklar, inredning och livsstilsprodukter. Med butiker i stora städer och en blomstrande e-handelsplattform utmärker de sig för sitt noggrant utvalda, designinriktade urval för modernt boende.

I takt med att volymerna ökade började den manuella avstämningen mellan flera banker att fördröja rapporteringen och anstränga ekonomiteamet. Ledningens mål var snabbare, revisionsklar kassasynlighet och en kortare månadsslutsstängning i Odoo. Företaget hade ingen intern Odoo-modulexpertis för säkra bankintegrationer, så de samarbetade med Innowise för att leverera ett skalbart automatiseringslager.

Detaljerad information om kunden kan inte lämnas ut enligt bestämmelserna i NDA.

Utmaning

Kundens snabba tillväxt satte stor press på ekonomiteamet. Med transaktioner som strömmade in från detaljhandelns POS-system, onlinebetalningar och direkta banköverföringar blev manuell avstämning en stor flaskhals som tog upp nästan hälften av teamets veckokapacitet. Månadsbokslutet försenades konsekvent, vilket gjorde det svårt att få aktuella finansiella rapporter eller spåra kassaflödet. Fel blev vanliga, så siffrorna var inte tillförlitliga längre och förtroendet för affärsbesluten fick sig en törn.

Det befintliga affärssystemet Odoo hanterade den dagliga verksamheten väl, men kom till korta när det gällde att automatisera import och avstämning av kontoutdrag. Ekonomiteamet loggade in på olika bankportaler, laddade manuellt ner kontoutdrag i olika format (CSV, XLS, PDF, CAMT) och knappade in transaktionsrader i Odoo. Utan inbyggda funktioner för integration eller dataparsning blev felen många, avstämningen försenad och efterlevnaden av internrevisionen ansträngd. Dessutom saknade kunden interna experter för att bygga och underhålla anpassade Odoo-moduler eller säkra bankanslutningar.

Ta bort flaskhalsar i arbetsflödet med Odoo

Lösning vi levererade

Upptäckt och planering

Vårt team inledde med en upptäcktsfas. I nära samarbete med kundens ekonomi- och IT-team undersökte vi hur kontoutdrag hanterades i olika kanaler och system. Våra experter granskade också avstämningsflödet i Odoo, dokumenterade alla filformat som användes och kartlade hur data flyttades från kontoutdrag till huvudbok.

Det vi fann bekräftade deras farhågor: inkonsekventa filformat och felaktiga avstämningsregler skapade stora förseningar. Varje bank använde sitt eget format och logiken för att matcha transaktioner varierade mellan olika kanaler.

Vi satte allt på pränt, samarbetade med ekonomiteamet för att definiera tydliga och enhetliga avstämningsregler och stämde av med IT om säkerhetskraven. Alla uppgifter lades till i en gemensam backlog, och prioriteringarna sågs över varje vecka under sprintplanering och demosessioner.

Lösningsdesign

Vi föreslog en modulär utvidgning av kundens befintliga Odoo 18 Enterprise-installation. Inte en fullständig ombyggnad eller migrering, utan ett fokuserat automatiseringslager som integreras direkt med deras nuvarande finansiella arbetsflöden. Lösningen var utformad för att snabbt kunna köras i produktion samtidigt som den var skalbar och lätt att underhålla.

Våra tekniska beslut grundade sig på tre principer:

Skalbarhet. Systemet behövde kunna hantera dagliga transaktionsvolymer på mellan några tusen och över 100.000 utan prestandaförluster
Modularitet. Vi byggde bankintegrationslagret för att vara löst kopplat, så att nya banker kunde läggas till utan att kärnlogiken påverkades
Snabbhet och transparens i verksamheten. Batchbehandling med rena loggar och avstämningsregler som finansavdelningen kan spåra och justera

Vi valde en containeriserad arkitektur med Docker för horisontell skalning och använde den inbyggda ORM:en i Odoo för säkra och effektiva batchskrivningar. Alla integrationer förlitar sig på säkra REST API:er eller uppladdningsgränssnitt inom Odoo, och allt körs i kundens privata moln, vilket minimerar infrastrukturförändringar och bevarar kontrollen.

Nyckelfunktionalitet levererad

System med dubbla inlopp. För institutioner med API-stöd byggde vårt team säkra API-integrationer som automatiskt hämtar nya kontoutdrag enligt ett dagligt schema. För banker utan API-funktioner skapade vi ett rent dra-och-släpp-gränssnitt direkt i Odoo, så att teamet kunde ladda upp kontoutdragsfiler manuellt.
Universell formatparser. Systemet analyserar automatiskt en mängd olika format, bland annat CAMT, OFX, QIF, CSV, XML och XLS/XLSX, och omvandlar alla data till en enhetlig struktur som är klar att bearbetas.
Centraliserad instrumentpanel för hantering. Alla kontoutdrag, oavsett om de hämtas via API eller laddas upp manuellt, hamnar i en enda, intuitiv Odoo-instrumentpanel. Ekonomiteamet får en samlad bild av varje transaktion, komplett med statusindikatorer (väntande, bearbetad, avstämd, fel), tidsstämplar och källuppgifter för omedelbar klarhet och snabbare problemlösning.

Intelligent avstämningsmotor. När data kommer in i Odoo matchar systemets avstämningsmotor automatiskt kontoutdragsrader med motsvarande fakturor, betalningar och andra finansiella poster med hjälp av konfigurerbara regler som fakturanummer, kundnamn eller transaktionsnummer. Denna automatisering ger bokföringar med hög noggrannhet och minskar behovet av manuella ingrepp.
Felsituationer och varningar. Vi byggde ett skottsäkert felramverk: API-fel återkommer automatiskt med exponentiell backoff och hamnar sedan i en kö med döda bokstäver som övervakas av schemalagda hälsokontroller. Parser-hicka eller omatchade transaktioner utlöser chattinlägg, e-postvarningar och poster i en dedikerad felinstrumentpanel. Alla loggar strömmar genom Odoos loggningsramverk och in i Grafana via Prometheus för realtidssynlighet och omedelbar felsökning.
Batchbehandling med hög genomströmning. Transaktionerna grupperas i satser om 1 000 och bokförs i bulk via Odoo ORM, vilket minskar databasens overhead. I stresstester med 100 000 dagliga transaktioner slutfördes import och avstämning på under 15 minuter. För vanliga belastningar (5 000-20 000 rader per dag) klaras allt av på 3-5 minuter. Och när efterfrågan ökar spinner vi upp extra Docker Worker-containrar för att bearbeta batcher parallellt.
Modulärt integrationslager. Systemets modulära API-integrationslager gör det enkelt att lägga till nya bankanslutningar i takt med att kunden utökar sina finansiella partnerskap. Detta tillvägagångssätt gör lösningen flexibel och garanterar att den förblir en långsiktig tillgång som skalar tillsammans med deras verksamhet.

Leveransmetod

Våra specialister drev utvecklingen i tvåveckorssprintar och hade ett nära samarbete med kundens team. Varje sprint inleddes med en tydlig plan och avslutades med en granskningssession där kunden kunde testa nya funktioner och ge omedelbar feedback.

De flesta implementeringsbesluten och det dagliga tekniska arbetet hanterades självständigt av vårt team, men vi kopplade in kunden för viktiga affärsregler, efterlevnadskrav och eventuella större förändringar. Vårt team arbetade på Time & Materials-basis med ett tak som inte fick överskridas, vilket gjorde att budgeten var förutsägbar trots ändringar i bankformat eller regler.

Vi höll allting organiserat genom en gemensam backlog och regelbundna avstämningar. Risker, som ändringar i bank-API:er, inkonsekventa filformat eller uppdateringar av avstämningslogik, flaggades tidigt och löstes inom sprinten. För att stödja snabba releaser med låg risk satte vi upp CI/CD-pipelines för att distribuera direkt till kundens privata moln.

Förbättrad säkerhet och åtkomstkontroll

Säkerheten är inbyggd i varje lager. Alla API-anslutningar använder OAuth 2.0 med roterande, scope-begränsade tokens, medan TLS skyddar data i transit och AES-256 låser ner den i vila.

I Odoo implementerar vi granulerade rollbaserade behörigheter så att endast behöriga ekonomianvändare kan visa, ladda upp eller godkänna kontoutdrag. Varje uppladdning, redigering och godkännande tidsstämplas i revisionsloggen, och tvåfaktorsautentisering skyddar alla kritiska åtgärder för en extra försvarslinje.

Vårt mål var att göra avstämningen smärtfri för ekonomiteamet och skottsäker för revisorerna. Vi byggde en lösning som hanterar stora volymer, håller data säkra och ger dem tillgång till siffror i realtid. Nu kan kunden fokusera på tillväxt utan att behöva oroa sig för manuella fel eller förseningar vid månadsslutet.

Kiryl Drabysheuski Ledning av ERP-konsulter

Teknik som används

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Team

Projekt- ledare

Affärsan-alytiker

QA-ingenjör

Odoo-utvecklare

Resultat

Projektets löptid

September - december 2024

Vårt team har levererat hela lösningen på mindre än 12 veckor. Inom den första månaden av produktionsanvändning har ekonomiteamet minska försoningstiden med 50%vilket ger dem mer än 20 extra timmar varje vecka för strategisk analys och planering. Månadsbokslutet avslutas nu snabbare och utan manuell eftersläpning eller förseningar i rapporteringen.

Noggrannheten har ökat kraftigt. Automatiserad postning har minskade manuella inmatningsfel med 80%, och över 95% av kontoutdragsrader flyttas nu direkt från import till huvudbok utan mänsklig inblandning. Systemet hanterar 5.000-20.000 transaktioner per dag på 3-5 minuter och stresstester på 100.000 rader på mindre än 15 minuter.

Den dagliga överblicken över kassan har förbättrat beslutsfattandet och den interna feedbacken från ekonomiteamet har varit genomgående positiv. Kunden förlängde uppdraget för ytterligare automatisering av affärssystemet, och systemet fortsätter att köras i produktion med löpande support från Innowise.

Innehållsförteckning

Ta bort flaskhalsar i arbetsflödet med Odoo

Relaterade fall

Kontakta oss

Boka ett samtal eller fyll i formuläret nedan så återkommer vi till dig när vi har behandlat din förfrågan.

Namn

Företag

E-post

Telefon

Meddelande

Skicka ett röstmeddelande till oss

Bifoga dokument

Ladda upp filen

Du kan bifoga 1 fil på upp till 2 MB. Giltiga filformat: pdf, jpg, jpeg, png.

Genom att klicka på Skicka samtycker du till att Innowise behandlar dina personuppgifter enligt våra Integritetspolicy för att förse dig med relevant information. Genom att lämna ditt telefonnummer samtycker du till att vi kan kontakta dig via röstsamtal, SMS och meddelandeappar. Samtals-, meddelande- och datataxor kan gälla.

Du kan också skicka oss din förfrågan
till contact@innowise.com

Vad händer härnäst?

När vi har tagit emot och behandlat din förfrågan återkommer vi till dig för att beskriva dina projektbehov och undertecknar en NDA för att säkerställa sekretess.

Efter att ha undersökt dina önskemål, behov och förväntningar kommer vårt team att ta fram ett projektförslag förslag med arbetsomfattning, teamstorlek, tids- och kostnadsberäkningar.

Vi ordnar ett möte med dig för att diskutera erbjudandet och fastställa detaljerna.

Slutligen undertecknar vi ett kontrakt och börjar arbeta med ditt projekt direkt.