10 viktiga SharePoint-fördelar och 12 verkliga användningsfall

28 augusti 2025 14 min läsning

SharePoint ger dig snabb åtkomst till viktig information, automatiserar repetitiva uppgifter, stöder teamsamarbete på olika platser och håller allt spårbart och säkert. Stora namn som Nestlé, Ardent Mills och Kraft Heinz förlitar sig på det för att organisera interna arbetsflöden, hantera innehåll och upprätthålla en stabil affärsverksamhet.Om ditt team använder SharePoint bara för att lagra filer, så sitter du i huvudsak i en Ferrari men använder bara radion. SharePoints verkliga värde börjar när det blir ryggraden i dina affärsoperationer: ditt intranät, din kunskapsbas, din processmotor, ditt dokumentkontrollcenter.I den här artikeln kommer jag att dela upp de mest väsentliga SharePoint fördelar för företagoch viktiga användningsområden. Jag kommer att dela med mig av varför använda SharePointvar den brister och hur man ska gå tillväga Utveckling av SharePoint-intranät utan slösar bort månader på att bygga upp igen saker som aldrig fungerade i första hand.Se det här som en reality check och en praktisk guide för alla som på allvar vill börja använda SharePoint på det sätt som det var tänkt.

De viktigaste fördelarna med SharePoint för företag

De mest vitala SharePoint-fördelarna kokar ner till tre saker: bättre insyn, färre manuella uppgifter och verktyg som faktiskt återspeglar hur dina team arbetar. När SharePoint konfigureras på rätt sätt blir det ett centralt nervsystem för din organisation.

SharePoint förenklar arbetet mellan olika team

En av de mest underskattade fördelarna med SharePoint är hur det tvingar teamen att arbeta utifrån en gemensam struktur. Och hur den strukturen minskar friktionen.

De flesta företag inser inte hur mycket tid de slösar bort på att spåra filer, jaga godkännanden eller gissa vilken version som är den slutgiltiga. SharePoint ger dig ett sätt att standardisera samarbetet utan att låsa in människor i stela arbetsflöden.

Du kan till exempel ersätta fem frånkopplade Excel-trackers och inkorgsbaserade godkännanden med en SharePoint-lista som är kopplad till ett Power Automate-flöde. Alla arbetar från samma system och saker och ting går snabbare utan extra möten.

Säkerhet och efterlevnad i företagsklass

SharePoint ger företagen en säker, centraliserad miljö för samarbete och styrning. Du får granulerade behörigheter ner till dokumentnivå, verifieringskedjor för varje interaktion och inbyggda efterlevnadsfunktioner som lagringsetiketter, eDiscovery och känslighetsinställningar. Allt detta backas upp av säkerhetsramverket för Microsoft 365.

Om du har att göra med interna policyer eller branschregler, hjälper SharePoint till att upprätthålla kontrollen utan att lägga till lager av komplexitet. Det är byggt för att stödja dataresidens i flera regioner, skydda konfidentiell information med villkorad åtkomst och ge den transparens som dina juridiska och InfoSec-team behöver.

SharePoint skalar i takt med att du växer

SharePoint behöver inte en storskalig utrullning. Du kan börja med en enda teamwebbplats och bygga vidare, vilket är precis vad vi rekommenderar för de flesta kunder.

Startups kan börja med bara ett dokumentbibliotek och senare expandera till avdelningsspecifika portaler, intranäthemsidor och anslutna Power BI instrumentpaneler. SharePoint stöder den typen av modulär tillväxt. Du behöver inte designa om hela systemet var sjätte månad, utan du lägger bara till lager i takt med att dina behov utvecklas.

Innehållet förblir strukturerat och sökbart

Det är här SharePoint vinner över verktyg som Dropbox eller Google Drive: metadata.

De flesta team dumpar filer i mappar. Sedan ändrar någon namngivningskonventionen. Då kan du inte hitta någonting. SharePoint ger dig taggning, innehållstyper och filtrerade vyer. Vill du ta fram alla kontrakt som undertecknats under Q2 av en specifik chef? Det är två klick om dina data är strukturerade.

Se vilka relaterade tjänster vi erbjuder

Data är centraliserad och tillgänglig

Alla företag stöter på samma problem förr eller senare: någon är ledig, en deadline närmar sig och ingen vet var en nödvändig fil finns.

SharePoint löser det genom att blir ett centralt nav för verksamhetsdata: dokument, listor, sidor, uppgiftsspårare och till och med instrumentpaneler. Och eftersom det är integrerat med Microsoft 365 kan du använda dessa data i Teams, Outlook eller Power BI utan att byta verktyg. Om du är van vid att spåra leveransundantag i e-posttrådar kan en SharePoint-lista med filter, statuslogik och aviseringar hjälpa dig att undvika arkeologi i inkorgen.

Roliga fakta

McKinsey att de anställda spenderar nästan 20% av sin tid på att söka efter intern information eller leta reda på kollegor. Det är en heldag varje vecka. När data finns i ett centraliserat, sökbart system som SharePoint försvinner inte den tiden utan omvandlas till faktiskt arbete.

Administratörer får full kontroll utan detaljstyrning

Centraliserad administration ger rätt personer rätt nivå av kontroll.

SharePoint ger IT-teamen en tydlig överblick: vem som äger vad, var åtkomsten har försvunnit, vilket innehåll som är inaktuellt och hur användningen utvecklas. Men det låter också webbplatsägare hantera sitt eget utrymme. Den balansen är viktig. Även i en global utrullning kan du ställa in styrningspolicyer så att varje avdelning kan äga sin egen struktur, men ändå följa konsekventa modeller för namngivning, lagring och behörigheter.

Du behöver inte vara en utvecklare för att bygga något användbart

SharePoint ger icke-tekniska team riktiga verktyg för att få arbetet gjort. HR kan till exempel skapa checklistor för ombordstigning, inköp kan hantera leverantörsdata och ekonomi kan köra arbetsflöden för månadsbokslut. Allt med hjälp av inbyggda listor, formulär, vyer och Power Automate. Med rätt struktur på plats blir teamen mer självständiga och kan arbeta snabbare.

Notera

För långsiktig stabilitet lönar det sig att ställa in saker rätt från början. En tydlig webbplatsarkitektur, namngivningskonventioner och behörighetsstrategi - det är dessa delar som håller SharePoint användbar i stor skala. Det är där vi kommer in i bilden. På Innowise hjälper vi företag att rulla ut SharePoint-lösningar som fungerar nu och fortsätta arbeta när de växer.

Samarbete blir en biprodukt av bra struktur

Samarbetet fungerar bäst när informationen finns där människor förväntar sig att hitta den: inte i någons huvud eller vilse i en chattråd. SharePoint hjälper team att bygga delade arbetsytor med verklig logik bakom dem: uppgifter, kalendrar, dokument, statusuppdateringar och mallar. Och alla dessa finns i en och samma miljö.

Ett marknadsföringsteam kan till exempel skapa en webbplats där kampanjbriefingar, feedbackrundor, slutliga tillgångar och checklistor för lansering visas sida vid sida. Alla ser samma information, använder samma verktyg och håller sig uppdaterade utan att behöva jaga länkar eller fråga runt. När samarbete känns enklare än att växla mellan fem olika plattformar tenderar människor att faktiskt använda det.

Produktiviteten ökar eftersom friktionen minskar

SharePoint gör inte team mer produktiva på något magiskt sätt. Det tar bara bort skräpet som saktar ner dem.

SharePoint hanterar godkännanden, versionskontroll, återkommande uppdateringar och spårning av framsteg när det är korrekt konfigurerat. Ett tillverkningsföretag som är vana vid att hantera produktionsavvikelser i Excel kan till exempel migrera processen till SharePoint med ett anpassat formulär, statuslogik och automatiska varningar. Resultatet blir inga fler missade poster eller manuella påminnelser, och snabbare lösningstider.

Du kan anpassa utan att skapa ett monster

SharePoint är flexibeltmen det betyder inte att du ska röra vid varje inställning.

Ett team som bygger en intern utbildningsportal kan till exempel använda moderna sidor, Power Apps och listor för att leverera innehåll, spåra slutföranden och samla in feedback utan att skriva kod. På så sätt blir webbplatsen underhållbar, skalbar och lätt att lämna över. När anpassningen stöder ett tydligt affärsmål och ryms inom plattformens gränser förblir den användbar över tid.

Om du planerar en migrering eller vill åtgärda en halvfärdig migrering kan vi hjälpa dig

De viktigaste användningsområdena för SharePoint

Så Vad används SharePoint till i företag?? Team använder det för att ersätta utspridda verktyg, centralisera kunskap, automatisera repetitiva uppgifter och ge avdelningar mer kontroll utan att förlora strukturen.

I detta avsnitt går jag igenom de viktigaste Användningsfall för SharePoint som dyker upp om och om igen. Låt oss ta en närmare titt.

1. Använda SharePoint som en intranätportal

SharePoint fungerar bra som ett företagsövergripande intranät när det ger människor vad de behöver: uppdateringar, dokument, länkar, kalendrar och sidor som speglar hur verksamheten fungerar.

Företag som Cummins byggde sitt intranät, Cummins Connect, på SharePoint Online för att stödja samarbete i mer än 100 länder. Marknadsföringsteam använder det för att tillsammans skapa planer för 25 affärssegment. Cheferna har tillgång till den via mobilen när de är på resande fot. Strukturen gör det möjligt för team att samarbeta i samma dokument utan versionskonflikter och utan att behöva förlita sig på externa verktyg.

Ett annat exempel är Douglas Elliman. De lanserade sitt nya intranät, Douglaspå SharePoint Online för att ge agenter på 113 kontor tillgång till verktyg, data och appar från en enda hubb. Den innehåller en appbutik, anpassningsbara verktyg och en chatbot som heter AskDouglas. Alla är skräddarsydda för att stödja det sätt på vilket agenterna driver sina verksamheter.

2. Använda SharePoint som ett dokumenthanteringssystem

SharePoint hanterar dokumenthantering med struktur och spårbarhet. Versionshistorik, behörigheter, metadata och åtkomstloggar är redan en del av systemet, så det finns inget behov av att bulta fast dem.

Vid Ardent MillsTill exempel började en intern affärsarkitekt med att använda SharePoint-listor som datalager för anpassade Power Apps. Det som började som en enda blankettersättning växte till ett nätverk av verktyg på över 35 anläggningar, som täcker allt från kvalitetskontroller till logistikåterkoppling och fordonsinspektioner. SharePoint erbjöd en bekant miljö att bygga från. Och när teamet hade mognat började de flytta till Dataverse. Men SharePoint var porten som låste upp den här omvandlingen.

3. Använda SharePoint för att hantera projekt

SharePoint stödjer projektarbete när teamen behöver synlighet, inte ännu en app. Uppgiftslistor, dokumentbibliotek, tidslinjer, kalendrar och instrumentpaneler kan alla finnas i samma utrymme, kopplade till det faktiska projektarbetet.

Toyota använder SharePoint för att hantera ett brett spektrum av interna projekt, inklusive fordonsutveckling, processoptimering och kvalitetskontroll. De byggde anpassade projektwebbplatser i SharePoint för att ge teamen centraliserad tillgång till uppgifter, dokumentation och tidslinjer. Dessa SharePoint-arbetsytor hjälpte dem att samordna insatser över avdelningsgränserna och säkerställa efterlevnad av interna processer, samtidigt som de använde verktyg som deras anställda redan var bekanta med via Microsoft 365. Det resulterade i smidigare kommunikation mellan avdelningarna och bättre insyn i projektets framsteg i varje skede.

4. Använda SharePoint som ett innehållshanteringssystem

SharePoint hjälper till att hantera internt innehåll i stor skala: med arbetsflöden för godkännande, mallar, taggning och ägande inbyggt. Innehållsteam kan spåra vem som publicerade vad, när det uppdaterades och var det passar in i den större strukturen.

Proffstips

Microsofts riktlinjer för hantering av innehåll i företag beskriver hur man använder hanterade metadata, innehållstyper och dokumentuppsättningar för att hålla innehållet konsekvent mellan olika affärsenheter. Det här upplägget fungerar bra för interna policybibliotek, utbildningsmaterial, forskningsarkiv och operativ dokumentation - överallt där versionshantering och konsekvens är viktigt.

5. Använda SharePoint som kunskapsbas

Kunskapsbaser fungerar bara när de är lätta att söka och någon är ansvarig för att hålla dem användbara. SharePoint stöder båda. Det är ger teamen en plats där de kan samla how-tos, SOP:er, utbildningsdokument och felsökningssteg med rätt filter och behörigheter.

Formel för innehåll delar exempel på SharePoint-kunskapsbaser som byggts med tydlig kategorisering, arbetsflöden för bidragsgivare och expertkataloger. Den typen av struktur ger nyanställda ett försprång och besparar senior personal från att svara på samma frågor två gånger.

6. Använda SharePoint som ett ärendehanteringssystem

Intern biljetthantering fungerar bäst när förfrågningstyperna är kända och volymen är hanterbar. SharePoint hanterar detta bra, särskilt när det paras ihop med Power Automate och Forms. Medarbetare skickar in förfrågningar via ett formulär, statusuppdateringar spåras i en lista och meddelanden skickas ut automatiskt.

Oxfords universitet använder en SharePoint-driven självbetjäningsportal för IT-support, vilket gör det möjligt för personal och studenter att logga in ärenden direkt via formulär som är kopplade till deras SSO. Portalen dirigerar ärenden till en central webbplats där supportteamen spårar förfrågningar i realtid, flaggar för förseningar och integrerar alternativ för att ringa tillbaka i brådskande fall.

7. Använda SharePoint som CRM

SharePoint kan fungera som en Lättviktigt CRM för spårning av kontakter, möjligheter och kundkommunikation. Det är inte byggt för komplexa affärspipelines, men det täcker grunderna: kontaktkataloger, aktivitetsloggar, bilagor och påminnelser.

Jag stötte en gång på ett fall där en Microsoft-partner beskrev hur en tysk tillverkare, Liebherr, byggde en CRM-liknande installation med hjälp av SharePoint och Dynamics 365. Den viktigaste detaljen? De synkroniserade behörigheter mellan de två, så att kunddokument lagrades i SharePoint men styrdes av samma regler som i CRM. På så sätt kunde teamen samarbeta om försäljnings- och projektfiler utan att behöva oroa sig för åtkomstproblem.

När människor frågar, "Vad används SharePoint till? utöver dokumentlagring?", är detta ett bra exempel. Upplägget fungerar bra när du spårar interna konton, hanterar leverantörskontakter eller hanterar partnerrelationer där tät samordning är viktigare än en komplex försäljningspipeline.

8. Använda SharePoint tillsammans med ERP-system

SharePoint ersätter inte ERP-system, men kompletterar dem. Många företag använder SharePoint för att presentera ERP-data på ett mer användarvänligt sätt: med instrumentpaneler, filtrerade vyer och samarbetsfunktioner som inte finns i de flesta ERP-gränssnitt.

I en av våra automationsprojekt för en USA-baserad bankI projektet "Robotic Process Automation" arbetade vi med att integrera en plattform för robotiserad processautomation med kundens finansiella system, interna verktyg och dokumentationshubbar. Vid sidan av de centrala ERP-liknande systemen integrerade vi även SharePoint för att fungera som en central punkt för intern dokumentation och vägledning för långsiktigt underhåll. Det gjorde det enklare för bankens distribuerade team att få tillgång till RPA-arbetsflöden, integrationsspecifikationer och kunskap om efterlevnad från ett och samma ställe. Allt detta utan att behöva gräva igenom e-postmeddelanden eller förlita sig på föråldrade PDF-filer.

9. Använda SharePoint för att hantera inköpsförfrågningar

Spårning av inköpsförfrågningar börjar ofta i e-post och stannar där tills något går sönder. SharePoint erbjuder en bättre väg: strukturerade formulär, automatiserade godkännandeflöden och spårning i realtid.

Jag har sett att det här upplägget har fungerat bra på företag där teamen behövde mer struktur men inte hade budgeten eller omfattningen för ett helt upphandlingssystem. När alla använder samma formulär och godkännanden är knutna till roller minskar förseningarna och gissningarna försvinner. Det är inget märkvärdigt, men det ger synlighet: ekonomiteamen vet vad som är på gång, cheferna vet vad som väntar och de som begär information behöver inte jaga uppdateringar i mejltrådar.

10. Använda SharePoint för interna nyhetsbrev

Interna nyhetsbrev skickas ofta ut via e-post, men SharePoint gör dem lättare att organisera och hitta senare. Sidorna kan innehålla meddelanden, sammanfattningar av evenemang, inbäddade videor eller enkäter. Allt är utformat på ett konsekvent sätt och publiceras enligt ett förutsägbart schema.

Microsoft rekommenderar att du använder SharePoint kommunikationssajter för att bygga upp interna nyhetsnav. Team kan hantera arkiv, spåra läsare och hämta innehåll från andra delar av intranätet utan att skriva om det.

11. Använda SharePoint för att stödja personlig produktivitet

Personlig produktivitet i SharePoint börjar med synlighet. När medarbetarna vet var de kan hitta det de behöver och inte behöver ägna halva dagen åt att jaga filer eller statusuppdateringar blir allt enklare.

Dokumentbibliotek, uppgiftslistor, delade kalendrar och sidbokmärken hjälper individer att hålla fokus. SharePoint har också kopplingar till OneDrive, Teams och Outlookså att människor kan hantera uppgifter och dokument i de verktyg som de redan använder.

12. Använda SharePoint för att stödja medarbetardriven innovation

Ständiga förbättringar är beroende av tillgång till både interna dokument och varandras idéer. SharePoint ger företag en plattform för att ta fram, diskutera och utveckla dessa idéer över tid.

Flex använder SharePoint Online som grund för en idéportal där medarbetarna skickar in, röstar på och förfinar förslag för att förbättra verksamheten eller tjänsteleveransen. Den här typen av insyn stärker individerna, men den är också skalbar. Och de bästa idéerna läggs in i arbetsflöden som används globalt i olika team.

Hur Innowise kan hjälpa dig med SharePoint

SharePoint är inte svårt att använda, men det är lätt att göra fel. Jag har sett team förlora veckor av arbete på grund av trasiga behörigheter, duplicerade bibliotek och migreringar som såg bra ut tills någon märkte att det saknades metadata. Stillestånd, förvirring och rörig användaranpassning är inte ovanligt, det är vad som händer när planeringen får stå tillbaka.Det är därför företag som Ardent Mills, Cummins och Douglas Elliman investerar i att få sina SharePoint-grunder rätt. De jagar inte snygga funktioner utan ser snarare till att grunderna (samarbete, dokumentkontroll och systemförtroende) fungerar ordentligt i stor skala.Det är där mitt team brukar komma in i bilden. Ibland börjar det med Konsultation inom SharePointDet kan handla om att ta reda på vad man redan har, vad som är värt att behålla och vad som behöver omprövas helt och hållet. Andra gånger är målet att agera snabbt: ersätta fildelningar, bygga om ett intranät eller städa upp efter år av SharePoint-spridning. I dessa fall lutar vi oss mot Sharegate. Den hanterar de tunga lyften under migreringen (från innehållskartläggning till behörighetsöverföringar) utan att förstöra saker mitt i processen.När du ska bygga upp något nytt brukar jag rekommendera att du börjar i liten skala. En välstrukturerad intranät sida. En process automatiserad med en lista och ett Power Automate-flöde. Något verkligt som ett team kan använda direkt, inte bara en plan som finns i ett dokument.

Om din SharePoint-installation känns uppsvälld, skör eller halvadopterad finns det förmodligen en anledning. Vi har sett hur Användning av SharePoint leder till mer förvirring än klarhet. Om du vill ha hjälp med att reda ut det kan du börja med vår SharePoint-utvecklingstjänster. Eller bara ta kontakt. Ibland krävs det bara några få beslut för att åtgärda det som inte fungerar.

Ivan Shatukha

Direktör för global utveckling

Ivan Shatukha är Global Development Director på Innowise, med över 8 års erfarenhet av att utveckla team för mjukvaruutveckling och se till att tekniska projekt levererar på både affärs- och tekniksidan. Ivan började som Lead Python-ingenjör och fick teamet att växa från bara några få personer till över tusen, med ett skarpt fokus på skalning och effektivisering. Han är känd för att blanda stark teknisk kunskap med en tydlig strategisk vision, samtidigt som han bygger de system som håller projekten på rätt spår och inom budget. Han har spelat en nyckelroll i att skala upp Innowise:s verksamhet, från att automatisera kärnprocesser till att introducera nya tekniska inriktningar som drivit på tillväxten.

Läs mer

Innehållsförteckning

Kontakta oss

Boka ett samtal eller fyll i formuläret nedan så återkommer vi till dig när vi har behandlat din förfrågan.

Namn

Företag

E-post

Telefon

Meddelande

Skicka ett röstmeddelande till oss

Bifoga dokument

Ladda upp filen

Du kan bifoga 1 fil på upp till 2 MB. Giltiga filformat: pdf, jpg, jpeg, png.

Genom att klicka på Skicka samtycker du till att Innowise behandlar dina personuppgifter enligt våra Integritetspolicy för att förse dig med relevant information. Genom att lämna ditt telefonnummer samtycker du till att vi kan kontakta dig via röstsamtal, SMS och meddelandeappar. Samtals-, meddelande- och datataxor kan gälla.

Du kan också skicka oss din förfrågan
till contact@innowise.com

Vad händer härnäst?

När vi har tagit emot och behandlat din förfrågan återkommer vi till dig för att beskriva dina projektbehov och undertecknar en NDA för att säkerställa sekretess.

Efter att ha undersökt dina önskemål, behov och förväntningar kommer vårt team att ta fram ett projektförslag förslag med arbetsomfattning, teamstorlek, tids- och kostnadsberäkningar.

Vi ordnar ett möte med dig för att diskutera erbjudandet och fastställa detaljerna.

Slutligen undertecknar vi ett kontrakt och börjar arbeta med ditt projekt direkt.

10 viktiga SharePoint-fördelar och 12 verkliga användningsfall

De viktigaste fördelarna med SharePoint för företag