10 min lukea

Automatisoitu laskujen käsittely: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

AI & ML

FinTech

Maksettavien tilien (AP) tiimit käsittelevät satoja, joskus tuhansia laskuja joka kuukausi. Niitä on kaikenmuotoisia ja -kokoisia - PDF-tiedostoja, sähköposteja, paperilaskuja - ja usein ne ovat sotkuisia. Tämä johtaa maksujen viivästymiseen, toimitusten viivästymiseen, sakkoihin ja uupuneeseen tiimiin, joka hukkuu paperityöhön.

Tervetuloa automaation aikakauteen, jossa tylsät, toistuvat tehtävät ovat jäämässä pois. Laskunkäsittelyn automatisointi poistaa manuaalisen kirjaamisen, vähentää virheitä, nopeuttaa asioita ja selvittää viestintäongelmat. Sukelletaanpa sisään ja katsotaan, miten se toimii!

Mitä on laskujen käsittelyn automatisointi?

Automatisoidussa laskujen käsittelyssä käytetään ohjelmistoja, jotka helpottavat laskujen käsittelyä. Se siirtää laskutiedot suoraan ERP- ja CRM-järjestelmiin, mikä säästää aikaa ja rahaa ja vähentää virheitä. Manuaalisesta käsittelystä poiketen automatisointi nopeuttaa laskujen käsittelyä huomattavasti, sillä se hoitaa kaikki ne toistuvat tehtävät, joita ostoreskontranhoitotiimisi joutuu hoitamaan - kuten hintojen täsmäyttäminen, ostotilausten tarkistaminen ja tietojen syöttäminen.

Saatat kuitenkin ihmetellä, miten tämä kaikki tapahtuu? Katsotaanpa keskeistä tekniikkaa, joka käyttää automatisoituja laskujen käsittelyohjelmistoja.

Optinen kirjaintunnistus (OCR)

OCR-tekniikka auttaa syöttämään tietoja fyysisistä asiakirjoista skannaamalla digitaalisia kuvia. Se poimii nopeasti kirjaimet, numerot ja symbolit ja syöttää ne digitaaliseen laskujen käsittelyjärjestelmään. Perus OCR-tekniikka vain nappaa tekstin, mutta säilyttää sen kuvana. Kehittyneempi OCR muuntaa merkit muokattavaksi tekstiksi. Lisäksi AI:n OCR-ominaisuudella varustettu ICR (Intelligent Character Recognition) tunnistaa jopa kielet ja erilaiset käsinkirjoitustyylit. Se säilyttää tekstin koon, muotoilun ja asettelun ennallaan, kaikki muokattavana tekstinä. Kaikki tämä helpottaa tietojen syöttämistä huomattavasti: arkistokaappien täyttämisen sijaan voit tallentaa kaiken digitaalisesti, jolloin tiimisi pääsee helposti käsiksi kaikkiin asiakirjoihin missä ja milloin tahansa.

ML-algoritmit

Vaikka AI-työkalut voivat poimia ja lajitella tietoja laskuista ja vähentää manuaalista syöttämistä ja virheitä, ML tekee paljon muutakin. ML voi itse asiassa oppia hyväksymisprosessisi ja alkaa tehdä älykkäitä päätöksiä - esimerkiksi hyväksyä laskuja automaattisesti asetettujen sääntöjen perusteella. Se auttaa myös petosten havaitsemisessa havaitsemalla epätavallisia malleja ja voi jopa ennustaa kassavirran tarpeita kehittyneen analytiikan avulla.

Robottiprosessien automatisointi (RPA)

RPA toimii periaatteessa kuin ihminen ohjelmiston sisällä ja hoitaa toistuvia tehtäviä, jotka noudattavat tiettyjä sääntöjä. RPA:n avulla voidaan erinomaisesti täyttää eri ohjelmistojärjestelmien välisiä aukkoja: sen sijaan, että ihminen hyppii sovellusten välillä, RPA-botti voi kirjautua toimittajan verkkosivustolle, napata laskun tiedot ja pudottaa ne kansioon, josta OCR- tai ML-työkalut voivat skannata ja poimia yksityiskohdat. Tämä nopeuttaa työtä melkoisesti.

Miten automaattinen laskujen käsittely toimii

Laskunkäsittelyn automatisoinnin avulla voit siis hoitaa koko taloushallinnon työnkulun yhdestä paikasta - saat nopeat maksuhyväksynnät, selkeät kassavirran tiedot ja vahvemmat toimittajasuhteet - kaikki nopeasti ja tehokkaasti.

Mutta miten laskut todella käsitellään?

Katsotaanpa, miltä tyypillinen automatisoitu laskujen käsittelyn työnkulku näyttää.

Lasku saapui

AP-tiimisi saa laskun, ja OCR-tekniikka ottaa käyttöön tiedon tallentamisen. Se kääntää kaiken digitaaliseksi tekstiksi ja syöttää sen järjestelmääsi - nopeasti ja helposti!

Tarkistettu lasku

Automaatio-ohjelmisto tarkistaa kahdesti, että kaikki tiedot ovat tarkkoja ja että kaikki tarvitsemasi on tallessa. Se vertaa tietoja asettamiisi standardeihin ja vertaa niitä toimittajien tietoihin.

Valtuutettu lasku

Lasku lähetetään kirjanpitoryhmälle hyväksyttäväksi. Summan suuruudesta riippuen esimies voi hyväksyä laskun, tai se saattaa tarvita ylemmän tason hyväksynnän.

Maksu lähetetty

Hyväksymisen jälkeen maksu käsitellään, ja myyjälle lähetetään vahvistus, jossa kerrotaan, että rahat ovat matkalla sähköisen siirron kautta.

Lasku arkistoitu

Kun maksu on suoritettu, lasku tallennetaan turvallisesti digitaaliseen AP-kirjastoosi. Se säilyy siellä pysyvästi, joten saat sen helposti käyttöösi aina, kun tarvitset sitä tulevaisuudessa.

01 Lasku saapui

AP-tiimisi saa laskun, ja OCR-tekniikka tulee paikalle tallentamaan tiedot. Se kääntää kaiken digitaaliseksi tekstiksi ja syöttää sen järjestelmääsi - nopeasti. ja helppoa!

02 Tarkistettu lasku

Automaatio-ohjelmisto tarkistaa, että kaikki tiedot ovat oikein ja kaikki tarvitsemasi on tallessa. Se vertaa tietoja asettamiisi standardeihin ja ja vertaa niitä toimittajien tietoihin.

03 Valtuutettu lasku

Lasku lähetetään kirjanpitoryhmällesi hyväksyntää varten. Summasta riippuen sen voi hyväksyä esimies tai se saattaa tarvita allekirjoituksen ylemmältä taholta.

04 Maksu lähetetty

Hyväksymisen jälkeen maksu käsitellään, ja maksupyyntö vahvistus lähetetään, jotta myyjä saa tietää, että rahat ovat matkalla sähköisen siirron kautta.

05 Lasku arkistoitu

Kun maksu on suoritettu, lasku on maksettu. turvallisesti tallennettu AP:n digitaaliseen kirjastoon. Se säilyy siellä pysyvästi, joten pääset siihen helposti käsiksi aina, kun haluat. kun tarvitset sitä tulevaisuudessa.

Kustannustekijät: laskujen automatisointi vs. manuaalinen käsittely

IOFM:n 2021 World Class AP Performance -raportin mukaan alimmalla kypsyystasolla ilman automaatiota olevat yritykset maksoivat $6,20 laskua kohden, kun taas ylimmällä tasolla olevat yritykset maksoivat $1,83.

Täysin automatisoituja laskuja käyttävien yritysten kustannukset laskivat alhaisimmalla kypsyystasolla $3,03:een, ja tehokkaimmat yritykset maksoivat vain $1,45 per lasku. Iso ero, eikö totta?

Yritysten raportoidut laskutuskustannukset ilman automaatiota

$6.20

Alimmalla kypsyystasolla

$1.83

Ylimmällä kypsyystasolla

Yritysten raportoidut laskutuskustannukset automaation avulla

$3.03

Alimmalla kypsyystasolla

$1.45

Ylimmällä kypsyystasolla

Me osaamme virtaviivaistaa laskutuksen työnkulkuja.

Laskujen käsittelyn automatisoinnin edut

Korkeampien kustannusten lisäksi laskujen tietojen manuaalinen tallentaminen pakottaa AP-tiimisi käyttämään lukemattomia tunteja tietojen keräämiseen ja kirjoittamiseen. Automatisoitu laskujenkäsittelyohjelmisto vaikuttaa paljon tehokkaammalta vaihtoehdolta, sillä se säästää sekä rahaa että aikaa toistuvasta työstä ja monikerroksisista hyväksynnöistä. Seuraavassa on joitakin muita etuja, joita se tuo mukanaan.

Vähemmän paperin varastointia

Automaattisen tietojen syöttämisen ansiosta fyysistä tallennustilaa ei enää tarvita. Älykkäiden OCR-työkalujen avulla yritykset voivat lajitella ja tallentaa kaiken verkossa - joko pilvipalvelussa tai toimitiloissa. Lisäksi asianmukaisten varmuuskopioiden avulla tiedot ovat turvassa ja niitä on helppo jakaa muiden kanssa tarvittaessa.

Yksinkertaistetut digitaaliset työnkulut

Tehtävät, kuten laskujen vastaanottaminen ja syöttäminen, jotka ovat yleensä toistuvia ja virhealttiita, voidaan lajitella automaattisesti asetettujen sääntöjen perusteella. Ne lähetetään oikealle tiimille hyväksyttäväksi ja maksettavaksi vaivattomasti.

Vähentää päällekkäisten maksujen riskiä

Laskujen käsittelyn automatisointiohjelmiston avulla saat kaksi- tai kolmitoimisen täsmäytyksen, jossa järjestelmä vertaa laskua ostotilaukseen ja tavarakuittiin. Tämä prosessi parantaa tarkkuutta ja vähentää virheellisten tai päällekkäisten maksujen mahdollisuutta.

Lisääntynyt tarkkuus

AI:n käyttämässä laskujen käsittelyssä älykkäät algoritmit havaitsevat ja korjaavat kirjoitusvirheet ja virheet ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia. Saavutat lähes täydellisen tarkkuuden, jolloin myöhästyneistä tai puuttuvista maksuista aiheutuva vaiva jää taakse ja toimintasi pysyy suunnitelmien mukaisena.

Paremmat toimittajasuhteet

Kun maksat ajallaan ja hoidat yksityiskohdat oikein, myyjäsi luottavat sinuun enemmän. Vähemmän viivästyksiä, vähemmän virheitä ja sujuvampi viestintä tekevät työskentelystä heidän kanssaan paljon helpompaa.

Pienemmät kustannukset

Laskuautomaation avulla voit vähentää yleiskustannuksia ja vähentää koulutuskuluja. Vähemmän manuaalisia tehtäviä tarkoittaa vähemmän virheitä, joten vältyt kalliilta virheiltä, kuten maksuhäiriöiltä, jotka johtuvat väärien laskutietojen joutumisesta järjestelmään.

"Laskuvirheitä sattuu, mutta niiden ei tarvitse sattua. Kun RPA hoitaa prosessin, jokainen yksityiskohta tarkistetaan kahdesti - tietojen syöttämisestä hyväksymiseen - joten mikään ei jää huomaamatta. Se nopeuttaa asioita, vähentää virheitä ja säästää sinua myöhästyneiden määräaikojen aiheuttamalta päänsäryltä". "

Dzianis Kryvitski

FinTechin toimituspäällikkö

Parhaat RPA-ratkaisut laskujen automaattiseen käsittelyyn

RPA-ratkaisut ovat suuri tuottavuuslisä laskujen käsittelyssä. Ne toimivat kuin silta ohjelmistojärjestelmien välillä, poimivat automaattisesti tiedot laskuista, tarkistavat ne tietokannoista tai toiminnanohjausjärjestelmistä ja siirtävät ne sujuvasti kirjanpito- ja maksujärjestelmien välillä.

RPA-toimittajia on paljon, joten on tärkeää löytää sopiva ratkaisu yrityksesi koon, tarpeiden ja prosessien perusteella. Tässä on paras valintamme.

UiPath Intelligent Document Processing -ratkaisun avulla voit automatisoida koko asiakirjojen työnkulun alusta loppuun yhdistämällä RPA:n ja AI:n. Dokumentin ymmärtäminen on tässä erinomainen työkalu - kooditon, käyttäjäystävällinen kehys, joka käyttää sekä erikoistuneita että generatiivisia malleja tietojen poimimiseen ja tulkintaan minkä tahansa tyyppisistä asiakirjoista.

Se on erittäin monipuolinen ja pystyy käsittelemään mitä tahansa strukturoiduista lomakkeista sotkuisiin käsin kirjoitettuihin muistiinpanoihin, valintaruutuihin, allekirjoituksiin ja jopa vinoutuneisiin tai matalan resoluution tiedostoihin. UiPath-robotit hoitavat kaiken, mitä ikinä haluatkin.

Ja mikä parasta? Sisäänrakennettu AI, joka perustuu valmiiksi koulutettuihin koneoppimismalleihin, pitää botit oppimassa ja kehittymässä älykkäämmiksi ajan myötä, mikä tekee koko prosessista entistäkin sujuvamman.

Blue Prism tekee paljon muutakin kuin vain automatisoi tietojen syöttämistä. Se pystyy käsittelemään kaikenlaisista lähteistä tulevia laskuja ja lukemaan automaattisesti sekä strukturoituja että strukturoimattomia tietoja. Älykkään OCR-tekniikan ja älykkään asiakirjojen käsittelyn (IDP) avulla se tunnistaa eri muodot ja kentät tarkasti.

Hienoa on se, että Blue Prism pitää yksityiskohtaista kirjaa jokaisesta vaiheesta, joten olet aina turvassa vaatimustenmukaisuuden suhteen. Se seuraa kaikkea ja varmistaa, että sinulla on täydellinen kirjausketju myöhempää käyttöä varten. Jos jotain puuttuu tai on virheellinen, se merkitsee sen heti ja lähettää sen oikealle henkilölle tarkistettavaksi.

Blue Prism integroituu saumattomasti parhaisiin toiminnanohjausjärjestelmiin, kuten SAP:iin, Oracleen, Microsoft Dynamicsiin ja QuickBooksiin, ja pitää talousjärjestelmät ajan tasalla reaaliajassa ilman ylimääräistä manuaalista työtä.

Power Automaten AI Builder on vähäkoodinen työkalu, jonka avulla voit helposti automatisoida laskujen tietojen poiminnan - eikä sinun tarvitse olla tekniikan asiantuntija sen käyttöönottamiseksi. Lisäksi se integroituu saumattomasti koko Microsoftin ekosysteemiin - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - ja tekee asiakirjojen jakamisesta, reaaliaikaisesta yhteistyöstä ja raportoinnista erittäin sujuvaa.

Onko sinulla vanhoja järjestelmiä, jotka eivät sovi yhteen automaation kanssa? Ei hätää! Power Automaten työpöytävirrat voivat automatisoida tehtäviä jopa vanhoissa, ei-web-pohjaisissa sovelluksissa. Power Virtual Agentsin avulla voit käyttää chat-robotteja laskujen kyselyiden käsittelyyn, jotta myyjät voivat tarkistaa laskujen tilan nopeasti ja helposti.

Se toimii myös Microsoft Dataversen kanssa, joka on keskitetty alusta, jolla voit hallita kaikkia laskutietojasi, rakentaa monimutkaisempia työnkulkuja ja yhdistää liiketoimintasi eri osia muuhunkin kuin vain kirjanpitovelkoihin.

WorkFusion tekee laskujen käsittelystä helppoa keräämällä automaattisesti tietoja kaikenlaisista laskuista ja järjestämällä ne AP-järjestelmääsi varten. Ja mikä parasta? AP-tiimisi voi ottaa sen käyttöön ilman IT-apua. Näin se toimii:

Tarttuu ja digitoi tekstiä laskuista
Poimii keskeiset tiedot älykkäiden ML-robottien avulla
Merkitään puuttuvat tai epäselvät yksityiskohdat ja ohjataan ne uudelleen tarkasteltaviksi.
Lähettää hyväksytyt maksupyynnöt suoraan AP-tiimillesi käsittelyä varten.

WorkFusionilla on kaikki tarvitsemasi, olipa kyse sitten toimittajan laskuista, välittäjän laskuista, konossementeista, sairaalalaskuista tai hyvityslaskuista. Lisäksi se on helppo yhdistää järjestelmiin, kuten NetSuiteen, SAP:iin, QuickBooksiin ja muihin toiminnanohjausjärjestelmiin, joten voit automatisoida laskujen käsittelyn ongelmitta.

Muunna tuntikausien tiedonkeruu minuuteiksi.

Automaattisen laskujenkäsittelyn tulevat suuntaukset

Laskujen käsittelyn automatisointi kehittyy edelleen tasaiseen tahtiin. Useat nousevat suuntaukset muovaavat todennäköisesti laskujen käsittelyn tulevaisuutta ja parantavat entisestään tehokkuutta ja tarkkuutta. Seuraavassa tarkastellaan joitakin keskeisiä tulevia suuntauksia.

Lohkoketjun laajempi käyttö

Lohkoketjun käyttö nopeuttaa rajatylittäviä maksuja poistamalla valuutanvaihdon ja pankkimaksut. Koska lohkoketjun tietueita ei voi muuttaa, saat selkeän kirjausketjun, joka helpottaa mahdollisten maksukiistojen ratkaisemista ja lukitsee turvalliset tapahtumatiedot petosten vähentämiseksi.

Ennakoivan analytiikan nousu

Ennakoivasta analytiikasta on tulossa tärkeä asia laskujen käsittelyn automatisoinnissa. Analysoimalla aiempia laskutietoja ja havaitsemalla trendejä se auttaa ennustamaan tulevia maksuja ja kassavirran tarpeita. Se auttaa myös havaitsemaan mahdolliset maksuviiveet tai ristiriitaisuudet ennen kuin niistä tulee suurempia ongelmia.

Ympäristöystävälliset käytännöt

Automatisoimalla laskujen käsittelyn ja ottamalla käyttöön digitaalisen laskutuksen yritykset vähentävät paperin käyttöä, pienentävät hiilijalanjälkeään ja virtaviivaistavat työnkulkuja. Kuluttajat ja sääntelyviranomaiset painostavat yhä enemmän, joten laskujen käsittelyn automatisointi ympäristöystävällisillä ratkaisuilla on nopeasti tulossa yrityksille älykäs ja vastuullinen ratkaisu.

Automatisointi älykkäiden sopimusten avulla

Älykkäät sopimukset voivat helpottaa laskutusta huomattavasti automatisoimalla maksut, kun tietyt ehdot täyttyvät. Voit esimerkiksi määrittää älykkään sopimuksen maksamaan toimittajalle heti, kun toimitus on vahvistettu. Se on yksinkertainen tapa nopeuttaa maksuja ja keventää tiimiäsi vähentämällä kaikkea hallinnollista työtä.

Lokalisointi ja maailmanlaajuinen vaatimustenmukaisuus

Kun kehittäjät kehittävät automaattisia laskujen käsittelyohjelmistoja, heidän on yhä useammin mukautettava ratkaisunsa siten, että ne pystyvät käsittelemään kaikkia erilaisia maailmanlaajuisia verosääntöjä. He huolehtivat monimutkaisista verolaeista ja sääntöjen noudattamiseen liittyvistä näkökohdista, jotta laskut käsitellään oikein riippumatta siitä, minkä maan kanssa työskentelet.

UKK

Miksi minun pitäisi tehdä laskuautomaatio?

Manuaaliset prosessit aiheuttavat paljon päänvaivaa - kalliita virheitä, turhautuneita työntekijöitä ja kireitä toimittajasuhteita. Tässä kohtaa laskujen automatisointi astuu kuvaan. Se hoitaa rutiinijutut, kuten tietojen syöttämisen, nopeuttaa maksuja, antaa selkeän kuvan kassavirrasta ja säästää rahaa ajan myötä.

Mitkä ovat yleisimmät haasteet automaattisen laskujen käsittelyn toteuttamisessa?

Automaattisen laskujenkäsittelyn yleisenä haasteena ovat alkukustannukset. Ohjelmiston integrointi voi tulla kalliiksi, varsinkin jos tarvitset räätälöintiä. Mutta mieti asiaa - kuinka paljon käytät rahaa laskuvirheiden tai väärien maksujen korjaamiseen? Pitkällä aikavälillä säästöt tekevät investoinnin yleensä kannattavaksi.

Miten yritykset voivat valita oikean automaattisen laskujen käsittelyratkaisun?

Mieti ensin, mitä todella tarvitset - etsitkö jotain yksinkertaista vai tarvitsetko työkalun, joka on paremmin muokattavissa? Varmista, että valitsemasi ratkaisu on helppo integroida olemassa oleviin järjestelmiisi, kuten ERP- tai kirjanpito-ohjelmistoihisi. Äläkä unohda ottaa huomioon skaalautuvuutta - kasvaako alusta yrityksesi mukana, kun asiat laajenevat?

Siarhei Sukhadolski FinTech-asiantuntija

Päivämäärä: 15. joulukuuta 2024

Siarhei Sukhadolski FinTech-asiantuntija

Päivämäärä: 15. joulukuuta 2024

Sisällysluettelo

Ota yhteyttä

Varaa puhelu tai täytä alla oleva lomake, niin otamme sinuun yhteyttä, kun olemme käsitelleet pyyntösi.

Nimi

Yritys

Sähköposti

Puhelin

Viesti

Lähetä meille ääniviesti

Liitä asiakirjoja

Lataa tiedosto

Voit liittää 1 enintään 2 Mt:n tiedoston. Hyväksytyt tiedostomuodot: pdf, jpg, jpeg, png.

Klikkaamalla Lähetä, annat suostumuksesi siihen, että Innowise käsittelee henkilötietojasi meidän Tietosuojakäytäntö antaa sinulle asiaankuuluvia tietoja. Antamalla puhelinnumerosi suostut siihen, että voimme ottaa sinuun yhteyttä puheluiden, tekstiviestien ja viestisovellusten kautta. Puhelu-, viesti- ja datahintoja voidaan soveltaa.

Voit myös lähettää meille pyyntösi
osoitteeseen contact@innowise.com

Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Kun olemme vastaanottaneet ja käsitelleet pyyntösi, otamme sinuun yhteyttä ja kerromme yksityiskohtaisesti projektin tarpeet ja allekirjoitamme NDA-sopimuksen luottamuksellisuuden varmistamiseksi.

Tutkittuaan toiveesi, tarpeesi ja odotuksesi tiimimme suunnittelee projektin ehdotuksen, jossa esitetään työn laajuus, tiimin koko, aika- ja kustannusarviot.

Järjestämme kanssasi tapaamisen, jossa keskustellaan tarjouksesta ja sovitaan yksityiskohdista.

Lopuksi allekirjoitamme sopimuksen ja aloitamme projektisi toteuttamisen heti.

Automatisoitu laskujen käsittely: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää