10 min læsning

Automatiseret fakturabehandling: alt hvad du behøver at vide

AI & ML

Fintech

Kreditor-teams håndterer hundredvis, nogle gange tusindvis, af fakturaer hver måned. De kommer i alle former og størrelser - PDF'er, e-mails, papir - og ofte er de et stort rod. Det fører til forsinkede betalinger, forsinkede leverancer, bøder og et udmattet team, der drukner i papirarbejde.

Velkommen til automatiseringens tidsalder - hvor kedelige, gentagne opgaver bliver sparket til hjørne. Automatisering af fakturabehandling fjerner manuel indtastning, reducerer fejl, gør tingene hurtigere og fjerner kommunikationsproblemer. Lad os dykke ned i det og se, hvordan det fungerer!

Hvad er automatisering af fakturabehandling?

Automatiseret fakturabehandling bruger software til at fjerne besværet med at håndtere fakturaer. Det trækker fakturadata direkte ind i dine ERP- og CRM-systemer og sparer dig dermed tid, penge og reducerer antallet af fejl. I modsætning til manuel behandling får automatisering fakturaer meget hurtigere gennem workflowet, da den tager sig af alle de gentagne opgaver, som dit AP-team skal håndtere - som prismatchning, kontrol af indkøbsordrer og dataindtastning.

Men du undrer dig måske over, hvordan alt dette sker? Lad os se på den nøgleteknologi, der driver software til automatiseret fakturabehandling.

Optisk tegngenkendelse (OCR)

OCR-teknologi hjælper med at indtaste data fra fysiske dokumenter ved at scanne digitale billeder. Den opfanger hurtigt bogstaver, tal og symboler og indtaster dem i et digitalt fakturabehandlingssystem. Grundlæggende OCR opfanger bare teksten, men beholder den som et billede. Mere avanceret OCR konverterer derimod tegnene til redigerbar tekst. Og så er der AI-drevet OCR med ICR (Intelligent Character Recognition), som endda kan genkende sprog og forskellige håndskriftstyper. Den bevarer tekststørrelse, formatering og layout intakt, alt sammen som redigerbar tekst. Alt dette gør det meget nemmere at indtaste data: I stedet for at fylde arkivskabe kan du gemme alt digitalt og give dit team nem adgang til alle dine dokumenter når som helst og hvor som helst.

ML-algoritmer

Mens AI-værktøjer kan udtrække og sortere data fra fakturaer og dermed reducere manuel indtastning og fejl, gør ML meget mere end det. ML kan faktisk lære din godkendelsesproces og begynde at foretage smarte opkald - som f.eks. automatisk godkendelse af fakturaer baseret på fastlagte regler. Det hjælper også med at spotte svindel ved at opfange usædvanlige mønstre og kan endda forudsige dine cash flow-behov gennem avancerede analyser.

Automatisering af robotprocesser (RPA)

RPA fungerer dybest set som et menneske i software og håndterer gentagne opgaver, der følger specifikke regler. RPA er fantastisk til at udfylde hullerne mellem forskellige softwaresystemer: I stedet for at en person hopper rundt mellem forskellige apps, kan du have en RPA-bot, der logger ind på en leverandørs hjemmeside, henter fakturadata og lægger dem i en mappe, hvor OCR- eller ML-værktøjer kan scanne og trække detaljerne ud. Det fremskynder arbejdet en hel del.

Sådan fungerer automatiseret fakturabehandling

Så med automatiseret fakturabehandling kan du håndtere hele dit finansielle workflow fra ét sted - du får hurtige betalingsgodkendelser, klar indsigt i cash flow og stærkere leverandørrelationer - alt sammen hurtigt og effektivt.

Men hvordan bliver fakturaer egentlig behandlet?

Lad os se, hvordan et typisk workflow for automatiseret fakturabehandling ser ud.

Fakturaen er ankommet

Dit AP-team får en faktura, og OCR-teknologien træder til for at indfange dataene. Den oversætter alt til digital tekst og indtaster det i dit system - hurtigt og nemt!

Faktura tjekket

Automatiseringssoftwaren dobbelttjekker, at alle data er nøjagtige, og at alt, hvad du har brug for, er der. Den sammenligner oplysningerne med dine fastsatte standarder og matcher dem med leverandørens optegnelser.

Faktura godkendt

Fakturaen sendes til godkendelse hos dit regnskabsteam. Afhængigt af beløbet kan den blive godkendt af en leder, eller den skal måske godkendes af en overordnet.

Betaling sendt

Efter godkendelse behandles betalingen, og der sendes en bekræftelse ud for at fortælle sælgeren, at pengene er på vej via elektronisk overførsel.

Faktura arkiveret

Når betalingen er foretaget, gemmes fakturaen sikkert i dit digitale AP-bibliotek. Den opbevares der permanent, så du har nem adgang til den, når du får brug for den i fremtiden.

01 Fakturaen er ankommet

Dit AP-team får en faktura, og OCR-teknologien træder til for at indfange dataene. Den oversætter alt til digital tekst og indtaster det i dit system - hurtigt og nemt!

02 Faktura tjekket

Automatiseringssoftwaren dobbelttjekker, at alle dataene er nøjagtige, og at alt, hvad du har brug for, er der. Den sammenligner oplysningerne med dine fastsatte standarder og matcher dem med leverandørens optegnelser.

03 Faktura godkendt

Fakturaen går til dit regnskabsteam til godkendelse. Afhængigt af beløbet kan den blive godkendt af en leder, eller den skal måske godkendes af en højere oppe.

04 Betaling sendt

Efter godkendelse behandles betalingen, og der sendes en bekræftelse sendes ud for at fortælle sælgeren, at pengene er på vej via elektronisk overførsel.

05 Faktura arkiveret

Når betalingen er foretaget, er fakturaen sikkert gemt i dit digitale AP-bibliotek. Den opbevares der permanent, så du har nem adgang til den, når du har brug for den i fremtiden.

Omkostningsfaktorer: automatisering af fakturaer vs. manuel behandling

Ifølge IOFM's 2021 World Class AP Performance-rapport betalte virksomheder på det laveste modenhedsniveau uden automatisering $6,20 pr. faktura, mens de på det højeste niveau betalte $1,83.

For virksomheder, der bruger fuld automatisering af fakturaer, faldt omkostningerne for dem med det laveste modenhedsniveau til $3,03, og de mest effektive betalte kun $1,45 pr. faktura. Stor forskel, ikke sandt?

Rapporterede fakturaomkostninger for virksomheder uden automatisering

$6.20

På det laveste modenhedsniveau

$1.83

På det øverste modenhedsniveau

Rapporterede fakturaomkostninger for virksomheder med automatisering

$3.03

På det laveste modenhedsniveau

$1.45

På det øverste modenhedsniveau

Vi ved, hvordan du kan strømline dine fakturaarbejdsgange.

Fordele ved automatisering af fakturabehandling

Bortset fra de højere omkostninger tvinger manuel registrering af fakturadata dit AP-team til at bruge utallige timer på at trække data ud og skrive dem ind. Automatiseret fakturabehandlingssoftware ser ud til at være en meget mere effektiv løsning på den front, da det sparer dig for både penge og tid på gentaget arbejde og godkendelser i flere lag. Her er nogle af de andre fordele.

Mindre opbevaring af papir

Med automatiseret dataindtastning er der ikke længere brug for fysisk lagerplads. Smarte OCR-værktøjer giver virksomheder mulighed for at sortere og gemme alt online - enten i skyen eller lokalt. Og med ordentlige sikkerhedskopier er dine data sikre og nemme at dele med andre, når der er brug for det.

Forenklede digitale arbejdsgange

Opgaver som modtagelse og indtastning af fakturadetaljer, som normalt er ensformige og fejlbehæftede, kan sorteres automatisk ud fra fastlagte regler. De bliver sendt til det rigtige team til godkendelse og betaling uden problemer.

Reduceret risiko for dobbeltbetaling

Med automatiseringssoftware til fakturabehandling får du to- eller trevejsmatchning, hvor systemet sammenligner fakturaen med indkøbsordren og varemodtagelsen. Denne proces forbedrer nøjagtigheden og reducerer risikoen for forkerte eller dobbelte betalinger.

Øget nøjagtighed

Med AI-drevet fakturabehandling fanger og retter smarte algoritmer stavefejl og fejl, før de skaber problemer. Du opnår næsten perfekt nøjagtighed, slipper for besværet med forsinkede eller manglende betalinger og holder din virksomhed på sporet.

Bedre relationer til leverandører

Hvis du betaler til tiden og har styr på detaljerne, vil dine leverandører stole mere på dig. Færre forsinkelser, færre fejl og smidigere kommunikation vil gøre det meget lettere at arbejde sammen med dem.

Lavere omkostninger

Med fakturaautomatisering kan du reducere de faste omkostninger og skære ned på uddannelsesudgifterne. Færre manuelle opgaver betyder færre fejl, så du undgår dyre fejl som uerholdelige fordringer, der skyldes, at forkerte fakturadata er kommet ind i dit system.

"Fejl i fakturaer sker, men det behøver de ikke. Når RPA håndterer processen, bliver alle detaljer dobbelttjekket - fra dataindtastning til godkendelser - så der ikke er noget, der falder igennem. Det gør tingene hurtigere, reducerer antallet af fejl og sparer dig for hovedpinen ved at overskride deadlines. "

Dzianis Kryvitski

Delivery Manager i FinTech

De bedste RPA-løsninger til automatiseret fakturabehandling

RPA-løsninger er en stor produktivitetsforøgelse for fakturabehandling. De fungerer som en bro mellem softwaresystemer, trækker automatisk data fra fakturaer, kontrollerer dem mod databaser eller ERP-systemer og flytter dem gnidningsløst mellem regnskabs- og betalingssystemer.

Der er mange RPA-leverandører at vælge imellem, og det er vigtigt at finde den rigtige løsning baseret på din virksomheds størrelse, behov og processer. Her er vores topvalg.

Med UiPath Intelligent Document Processing-løsningen kan du automatisere hele din dokumentarbejdsgang fra start til slut ved at blande RPA med AI. Document Understanding er det fremtrædende værktøj her - en brugervenlig ramme uden kode, der bruger både specialiserede og generative modeller til at trække og fortolke data fra enhver type dokument.

Den er super alsidig og kan håndtere alt fra strukturerede formularer til rodede håndskrevne noter, afkrydsningsfelter, underskrifter og endda skæve eller lavopløselige filer. Uanset hvad du kaster efter den, har UiPath Robots styr på det.

Og det bedste af det hele? Den indbyggede AI, der drives af foruddannede maskinlæringsmodeller, sørger for, at dine bots lærer og bliver klogere med tiden, hvilket gør hele processen endnu mere smidig.

Blue Prism gør meget mere end bare at automatisere dataindtastning. Den kan håndtere fakturaer fra alle mulige kilder og læser automatisk både strukturerede og ustrukturerede data. Ved hjælp af smart OCR-teknologi og Intelligent Document Processing (IDP) opfanger den forskellige formater og felter med præcision.

Det fantastiske er, at Blue Prism fører en detaljeret log over hvert trin, så du altid er dækket ind, når det gælder compliance. Den sporer alt og sørger for, at du har et komplet revisionsspor til fremtidig reference. Hvis noget mangler eller er forkert, markerer den det med det samme og sender det til den rette person til gennemgang.

Blue Prism integreres problemfrit med de bedste ERP-systemer som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics og QuickBooks, så dine økonomisystemer holdes opdateret i realtid uden ekstra manuelt arbejde.

Power Automates AI Builder er et lavkodeværktøj, der gør det nemt at automatisere udtræk af fakturadata - og du behøver ikke at være teknisk ekspert for at sætte det op. Desuden integreres det problemfrit med hele Microsoft-økosystemet - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - hvilket gør dokumentdeling, samarbejde i realtid og rapportering supernemt.

Har du gamle systemer, der ikke spiller godt sammen med automatisering? Det er ikke noget problem! Power Automates desktop-flows kan automatisere opgaver selv i ældre, ikke-webbaserede applikationer. Og med Power Virtual Agents kan du bruge chatbots til at håndtere fakturaforespørgsler, så leverandørerne kan tjekke fakturastatus hurtigt og nemt.

Det fungerer også med Microsoft Dataverse, en central platform, hvor du kan administrere alle dine fakturadata, opbygge mere komplekse workflows og forbinde forskellige dele af din virksomhed ud over kreditorerne.

WorkFusion gør fakturabehandling til en leg ved automatisk at trække data fra alle slags fakturaer og organisere dem til dit AP-system. Og det bedste af det hele? Dit AP-team kan sætte det op uden at have brug for IT-hjælp. Sådan her fungerer det:

Henter og digitaliserer tekst fra fakturaer
Udtrækker vigtig information ved hjælp af smarte ML-bots
Markerer eventuelle manglende eller uklare detaljer og sender dem videre til gennemgang
Sender godkendte betalingsanmodninger direkte til dit AP-team til behandling

Uanset om det er leverandørfakturaer, mæglerfakturaer, konnossementer, hospitalsregninger eller kreditnotaer, så har WorkFusion styr på det. Desuden kan det nemt forbindes med systemer som NetSuite, SAP, QuickBooks og andre ERP-systemer, så du kan automatisere din fakturabehandling uden problemer.

Gør timevis af dataudtræk til minutter.

Fremtidige tendenser inden for automatiseret fakturabehandling

Automatisering af fakturabehandling fortsætter med at udvikle sig i et stabilt tempo. Flere nye tendenser vil sandsynligvis forme fremtidens fakturabehandling og give yderligere forbedringer i effektivitet og nøjagtighed. Her er et kig på nogle af de vigtigste tendenser i horisonten.

Bredere brug af blockchain

Brugen af blockchain vil fremskynde betalinger på tværs af landegrænser ved at fjerne valutaveksling og bankgebyrer. Og da blockchain-registreringer ikke kan ændres, får du et klart revisionsspor, som gør det lettere at løse eventuelle betalingstvister og fastlåse sikre transaktionsregistreringer for at reducere svindel.

Fremkomsten af prædiktive analyser

Forudsigende analyser er ved at blive en stor del af automatiseringen af fakturabehandling. Ved at analysere tidligere fakturadata og spotte tendenser hjælper det med at forudsige fremtidige betalinger og cash flow-behov. Det hjælper også med at fange potentielle betalingsforsinkelser eller uoverensstemmelser, før de bliver til større problemer.

Miljøvenlig praksis

Ved at automatisere fakturahåndteringen og indføre digital fakturering kan virksomheder skære ned på papirforbruget, reducere deres CO2-fodaftryk og effektivisere arbejdsgangene. Med det stigende pres fra forbrugere og myndigheder bliver det hurtigt et smart og ansvarligt træk for virksomheder at automatisere deres fakturabehandling med miljøvenlige løsninger.

Automatisering gennem smarte kontrakter

Smarte kontrakter kan gøre fakturering meget nemmere ved at automatisere betalinger, når visse betingelser er opfyldt. Du kan f.eks. sætte en smart kontrakt op til at betale en leverandør, så snart leveringen er bekræftet. Det er en enkel måde at fremskynde betalinger på og aflaste dit team ved at skære ned på alt det administrative arbejde.

Lokalisering og global compliance

Når udviklere bygger software til automatisk fakturabehandling, vil de i stigende grad tilpasse deres løsninger til at håndtere alle de forskellige globale skatteregler. De tager sig af de komplicerede skattelove og compliance-aspekter, så dine fakturaer bliver behandlet korrekt, uanset hvilket land du arbejder med.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor skal jeg automatisere fakturaer?

Manuelle processer er forbundet med en del hovedpine - dyre fejl, frustrerede medarbejdere og anstrengte leverandørforhold. Det er her, fakturaautomatisering kommer ind i billedet. Den håndterer de rutinemæssige ting som dataindtastning, fremskynder betalinger, giver dig et klart billede af dit cash flow og sparer dig penge over tid.

Hvad er de mest almindelige udfordringer ved implementering af automatiseret fakturabehandling?

En almindelig udfordring med automatiseret fakturabehandling er startomkostningerne. Det kan blive dyrt at integrere softwaren, især hvis du har brug for tilpasning. Men tænk over det - hvor meget bruger du på at rette fakturafejl eller forkerte betalinger? I det lange løb vil besparelserne normalt gøre investeringen det hele værd.

Hvordan kan virksomheder vælge den rigtige løsning til automatiseret fakturabehandling?

Tænk først over, hvad du virkelig har brug for - er du på udkig efter noget enkelt, eller har du brug for et værktøj, der kan tilpasses mere? Sørg for, at den løsning, du vælger, nemt kan integreres med dine eksisterende systemer, f.eks. din ERP- eller regnskabssoftware. Og glem ikke at overveje skalerbarhed - vil platformen vokse med din virksomhed, når den vokser?

Siarhei Sukhadolski FinTech-ekspert

Dato: 15. december 2024

Siarhei Sukhadolski FinTech-ekspert

Dato: 15. december 2024

Indholdsfortegnelse

Kontakt os

Book et opkald eller udfyld formularen nedenfor, så vender vi tilbage til dig, når vi har behandlet din anmodning.

Navn

Virksomhed

E-mail

Telefon

Besked

Send os en talebesked

Vedhæft dokumenter

Upload fil

Du kan vedhæfte 1 fil på op til 2 MB. Gyldige filformater: pdf, jpg, jpeg, png.

Ved at klikke på Send accepterer du, at Innowise behandler dine personlige data i henhold til vores Politik for beskyttelse af personlige oplysninger for at give dig relevante oplysninger. Ved at indsende dit telefonnummer accepterer du, at vi kan kontakte dig via taleopkald, sms og beskedapps. Opkalds-, besked- og datatakster kan være gældende.

Du kan også sende os din anmodning
til contact@innowise.com

Hvad sker der nu?

Når vi har modtaget og behandlet din anmodning, vender vi tilbage til dig for at beskrive dine projektbehov og underskriver en NDA for at sikre fortrolighed.

Når vi har undersøgt dine ønsker, behov og forventninger, udarbejder vores team et projektforslag med forslag med arbejdets omfang, teamstørrelse, tids- og omkostningsoverslag.

Vi arrangerer et møde med dig for at diskutere tilbuddet og få detaljerne på plads.

Til sidst underskriver vi en kontrakt og begynder at arbejde på dit projekt med det samme.

Automatiseret fakturabehandling: alt hvad du behøver at vide