HRM-system - corporate nettapplikasjon

Vi har bygget et internt HRM-økosystem som strømlinjeformer HR-prosesser som personaloppfølging, ytelser, rekruttering, onboarding, læring og utvikling med mer.

Kunde

Industri

Informasjonsteknologi

Region

Kunde siden

2007

Innowise er et globalt fullserviceselskap for tilpasset programvareutvikling som leverer smarte digitale ideer til kunder over hele verden. I løpet av de siste 15 årene har selskapet gjennomført rundt 600 prosjekter i ulike bransjer og vunnet tilliten til dusinvis av kunder. Innen 2022 har Innowise vokst til over 1000 førsteklasses IT-fagfolk, flere utviklingssentre og representasjonskontorer over hele Europa og Nord-Amerika.

Utfordring

HR-personalet er ansvarlig for en rekke små, men virkningsfulle oppgaver. En forsinkelse i slike oppgaver vil hindre organisasjonens driftsflyt. Selskapet vårt vokste raskt, men den eneste bekymringen vi hadde var å administrere og håndtere bemanningsspørsmål. HR-avdelingen trengte en automatisert løsning for å lette byrden med å administrere rutinemessige administrative oppgaver, som oppmøte, ferier og sykefravær.

Vi innså at det ville være flott om all informasjon ble lagret sentralt i systemet, men det ville være enda mer kraftfullt om all denne informasjonen kunne oppdateres raskt og enkelt.

Vi tok sikte på å lage en nettløsning av typen "administrator først" med en fleksibel database som muliggjør enkel og pålitelig personalforvaltning:

lagre og oppdatere all informasjon om ansatte;
opprette nye og justere eksisterende arbeidsflyter;
administrere brukere;
integreres sømløst med andre systemer.

Vi trengte å utvikle en modulbasert HR-programvareløsning med en bruker- og tilgangskontrollmodul, en prosesskontrollmodul og en datastyringsmodul som er motstandsdyktig og tilpasningsdyktig til eksterne og interne endringer. En annen utfordring var å integrere informative dashbord med analyser, der brukerne kan spore driftsparametere.

Vi var nødt til å lage et ikke stabilt, men fleksibelt system med muligheten til å legge til nye funksjoner uten større forbedringer (tilbakemelding på den ansattes yrkesaktivitet, tildeling av en-til-en-samtaler, kommentarer til prøvetid osv.) mens vi tildelte den ansvarlige for en bestemt prosessavslutning.

Vi fokuserte på å muliggjøre datasentralisering i ett system ved å integrere og endre eksisterende forretningsprosesser samtidig som vi optimaliserte arbeidsflyten og reduserte bedriftens driftskostnader.

Løsning

Vi har utviklet et modulbasert nettbasert system som lagrer informasjon om ansatte og bedriftsstruktur på ett sted.
Dessuten gjør nettappen det mulig å opprette en hvilken som helst forretningsprosess for å utarbeide en personlig utviklingsvei, be om eller godkjenne ferie, dokumentere en prøvetid, forlenge kontrakten osv.

Tidligere

Neste

Ansattes side

Det manglet en sentralisert ansattbase med all nødvendig informasjon. For eksempel skal en personlig utviklingsplan godkjennes av fire autoriserte personer som må sende inn kommentarer skriftlig eller per post. Fordi all relatert informasjon var desentralisert, var det vanskelig å forstå hvorfor en slik beslutning ble tatt.

HRM-systemet vi har utviklet gjør det mulig å lagre alle prosesser i ett enkelt system. Det gjør det mulig å tildele enhver oppgave til personen som er ansvarlig for beslutningstaking og legge igjen kommentarer til beslutningen. Videre gjør systemet det mulig å filtrere data etter ansatte, lagre filterresultater i regneark og generere analyse- og statistikkrapporter.

Vi har implementert denne funksjonaliteten gjennom fanen Ansattprofil med følgende seksjoner:

Informasjon med generell informasjon om den ansatte, organisasjonsenheter, en linjeleder osv.
Mulighet for å legge til harde, domene- og myke ferdigheter i de tilsvarende feltene, for eksempel språkvurderinger og eksamensdatoer.
Utviklingsplan for visning av ansattes fremgang.
En-til-en-samtaler for å planlegge samtaler med HR-ledere og linjeledere og samle inn deres tilbakemeldinger.
Nyttige lenker med mulighet til å legge til lenker til ethvert dokument som kan være nyttig for hver enkelt ansatt.

Tidligere

Neste

Selskapets struktur

Desentralisert informasjonslagring gjorde det nesten umulig å få tak i nødvendige data umiddelbart. Dermed ble det utfordrende for salgssjefene å finne de riktige kandidatene til et prosjekt. I tillegg var de ansatte ikke tilstrekkelig klar over hva som foregikk i selskapet på grunn av hyppige endringer i organisasjonens struktur, funksjoner eller forretningsprosesser. Vi har gjort bedriftsinformasjonen spesielt nyttig for salgssjefer som har mulighet til det:

Tilgang til organisasjonsstrukturen;
Filtrer ansatte etter faglig nivå, ferdigheter osv...;
Søk etter ansatte ved hjelp av filtre etter navn, organisasjonsenheter, stillinger, ledere osv;
Se kollegers profiler.

Spesielt har vi implementert følgende funksjonalitet i HRM-applikasjonen:

Fanen Bedriftsstruktur;
Organisasjonsstruktur i to representasjonsformer (tre/liste);
Liste over alle ansatte med filtreringsmuligheter (stillingstittel, faglig nivå, ledernivå, avdeling osv.);
Søk og visning av ansattes profiler med generell informasjon.

Prosesser

Ulike land har spesifikke forretningsprosesser: ferieadministrasjon, prøvetid, kalenderplaner, kontraktsmodeller osv. Jo flere kontorer vi har i andre land, desto flere slike særegenheter bør vurderes og gjenspeiles i systemet.

Vi har lansert en fleksibel mekanisme for lokalisering av forretningsprosesser for ulike land. HRM-programvareløsningen vi har utviklet har en modulær struktur som gjør det mulig å opprette alle nødvendige prosesser i systemet uten endringer i selve systemet.

Som et resultat har nettløsningen blitt beriket med følgende funksjoner:

Fanen Prosesser med muligheten til å opprette prosessutkast og enkelt administrere eksisterende prosesser;
Automatisk varsling til alle ansatte om prosessendringer når den endelige versjonen er klar og publisert;
Støtte for ulike språk er aktivert i systemet.

Tidligere

Neste

Avspasering

Avhengig av kontorsted er det spesifikke juridiske normer eller prosesser for å ta ferie, prøvetid, antall fridager osv. I tillegg til å gjøre det mulig for ansatte å be om ferie, kan ledere på sin side godkjenne det i dette systemet. Det har tidligere hendt at når ansatte flyttet, var de ikke klar over de lokale prosessene / lovspesifikasjonene, samt andre særegenheter som forårsaket ytterligere utfordringer.

Som en del av systemfunksjonaliteten har vi gjort det mulig å sende forespørsler om sykedager, i tillegg til å vise gjeldende saldo for fridager, kommende fridager og en samlet oversikt over alle forespørsler.

Teamet vårt har lagt til fanen Avspasering med følgende seksjoner:

Min saldo med nåværende, kommende og tidligere fridager;
Mine forespørsler med informasjon om avspaseringstype, dato, periode, antall og status;
Underordnede forespørsler med navn på de underordnede og deres avspaseringstype, dato, periode, antall og status;
Opplasting av data til regnskapsprogrammene.

Systeminnstillinger

Det var viktig for en fremtidig løsning å vise høy fleksibilitet i innstillingene på grunn av hyppige endringer i selskapets struktur, ansattes funksjoner eller forretningsprosesser. Vi innså at det ville være flott om all informasjon ble lagret sentralt i systemet, men det ville være enda mer kraftfullt hvis all denne informasjonen kunne oppdateres raskt og enkelt.

Vi har implementert masseendringsalternativet og smart filtrering i bedriftsstrukturdelen. Dette gjør det mulig å flytte noen ansatte til det nye stedet eller den nye avdelingen med ett klikk hvis de flytter. Smart filtrering refererer til flervalg av ulike parametere for å få relevant informasjon med et par klikk.

Vi har implementert fanen Systeminnstillinger med følgende seksjoner:

Bedriftsstruktur med mulighet til å filtrere informasjonen på enhet, divisjon, avdeling, team, gruppe osv;
Masseendring for å anvende endringer i organisasjonsstrukturen på en gang;
Muligheten til å endre strukturen enkelt via brukergrensesnittet.

Integrering med en bedrifts mobilapplikasjon

Det er mange måter brukerne jobber på: på stasjonære datamaskiner, på mobile enheter (på grunn av hyppige forretningsreiser) eller en kombinasjon av begge. Vi gjorde det til en prioritet å gjøre bedriftsinformasjon så tilgjengelig som mulig, slik at vi kunne jobbe effektivt på farten.

Vi har muliggjort systemintegrasjon med en mobil bedriftsapplikasjon som dupliserer deler av funksjonaliteten til hoved HRM-systemet.

Løsningen implementeres deretter i applikasjonen på følgende måte:

Integrering med en mobil HR-app for bedriftens ansatte;
Tid for behandling;
Muligheten til å vise selskapsstruktur;
Muligheten til å se ansattes profiler.

Teknologier og verktøy

Back-end

Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler

Front-end

React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (for kompatibilitet med React-Admin), React-i18next, Axios

Databaser

MongoDB, PostgreSQL

Plattform

Web

Sømløs integrering

Bitbucket-rørledninger, Helm

Konfigurasjonsstyring

K8S konfigurasjonskart

Containerisering og administrasjon av containere

AWS EKS

Serverovervåking

Prometheus, Grafana

Håndtering av hendelseslogg

ELK

Prosess

Etter å ha definert applikasjonens funksjonalitet og adressert problemene i utviklingsprosessen, kom vi frem til følgende:

utforming av applikasjonen og dens arkitektur;
implementere ideene om applikasjonens funksjonalitet;
vedlikehold av applikasjonen etter utgivelsen.

Oppdagelse

Først analyserte teamet vårt de ansattes smertepunkter og fant de best mulige teknologiske løsningene. Vi utformet den grunnleggende arkitekturen til HR-appen for ansatte og laget modeller for å beregne utviklingskostnadene. For å få et mer nøyaktig estimat laget vi en detaljert plan for utviklingen av hver modul.

Valg av teknologi

Det er viktig å velge teknologier som legger til rette for rask utvikling og distribusjon av applikasjoner, samt sikrer enkelt vedlikehold og forbedring. I dette tilfellet er utvikling på tvers av plattformer nødvendig. Det er også viktig å muliggjøre integrasjon med tredjepartssystemer som Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar osv.

Sikkerhet

MVP-utvikling

Vi leverte modul for modul ved hjelp av en iterativ og inkrementell tilnærming, diskuterte oppgaver på Slack og sporet oppgaver i Jira. Enhets- og manuelle tester ble utført på slutten av hver utviklingsfase for å oppdage og fikse selv de minste feilene.

Vedlikehold og forbedring

Etter å ha introdusert MVP, tok vi det i bruk for å teste de ansatte. Etter noen ukers bruk av systemet samlet de ansatte inn tilbakemeldinger. Basert på dette løste vi alle problemene og implementerte deretter systemet fullt ut. Som et resultat har våre ansatte nå en applikasjon på tvers av plattformer for å effektivisere alle arbeidsflyter. Vi forbedrer stadig appen vår og legger til nye funksjoner og forbedrer prosessene.

Team

Prosjektleder

Forretningsanalytiker

UI/UX-designer

Back-end-utviklere

Front-end-utviklere

QA ingenieurs

DevOps-spesialist

Resultater

HRM er en sentralisert database, en kilde til enhetlig informasjon for alle andre avdelinger (økonomi, salg, HR osv.).

Vi klarte å levere en av de beste HR-programvareløsningene på markedet med et rikt sett med alternativer, inkludert integrering og rask skalering av funksjonalitet, samt personaliserte funksjoner og tilgang basert på brukerroller.

Selv om antallet brukere av systemet øker, og mange prosesser stadig endres, forblir ytelsen og sikkerheten upåvirket.

Det har allerede forbedret arbeidsflyten og redusert driftskostnadene for det internasjonale selskapet med mer enn 1000 ansatte og kontorer spredt over hele verden.

Prosjektets varighet

6 måneder for MVP
Prosjektet fortsetter, på dette stadiet støtter vi plattformen og implementerer ny funksjonalitet.

Relaterte saker

Ta kontakt med oss!

Bestill en samtale eller fyll ut skjemaet nedenfor, så kontakter vi deg så snart vi har behandlet forespørselen din.

Hva skjer videre?

Etter at vi har mottatt og behandlet forespørselen din, vil vi komme tilbake til deg innen kort tid for å beskrive prosjektbehovene dine og undertegne en taushetserklæring for å sikre informasjonens konfidensialitet.

Etter å ha undersøkt kravene, utarbeider våre analytikere og utviklere en prosjektforslag med arbeidsomfang, teamstørrelse, tid og kostnader estimater.

Vi arrangerer et møte med deg for å diskutere tilbudet og komme til en avtale.

Vi signerer en kontrakt og begynner å jobbe med prosjektet ditt så raskt som mulig.