Automatisert system for behandling av kontoutskrifter

For å hjelpe kunden vår med å redusere behovet for manuell avstemming og øke den økonomiske nøyaktigheten, utviklet Innowise et automatisert system for behandling av kontoutskrifter basert på Odoo ERP*.

80%

færre manuelle inntastingsfeil

20+

timer spart hver uke takket være automatisering

Industri Detaljhandel

Ansatte 250-500

Region Tyskland

Tjenester Odoo-tilpasning, API-integrasjoner, DevOps, løpende support

Kunde siden 2024

Oversikt over kunder

Oppsummer artikkelen med AI

Kunden er en raskt voksende tysk forhandler som tilbyr moderne interiør- og livsstilsprodukter til hjemmet. Med butikker i de største byene og en blomstrende e-handelsplattform skiller de seg ut med et nøye kuratert, designorientert utvalg for moderne livsstil.

Etter hvert som volumene økte, begynte den manuelle avstemmingen på tvers av flere banker å forsinke rapporteringen og belaste økonomiteamet. Målet for ledelsen var raskere, revisjonsklar kontantoversikt og en kortere månedsslutt i Odoo. Selskapet hadde ikke intern Odoo-modulkompetanse for sikre bankintegrasjoner, så de inngikk et samarbeid med Innowise for å levere et skalerbart automatiseringslag.

Detaljert informasjon om kunden kan ikke utleveres i henhold til bestemmelsene i NDA.

Utfordring

Kundens raske vekst satte økonomiteamet under alvorlig press. Transaksjonene strømmet inn fra kassasystemer, nettbetalinger og direkte bankoverføringer, og manuell avstemming ble en stor flaskehals som tok opp nesten halvparten av teamets ukentlige kapasitet. Månedsavslutningene ble stadig forsinket, noe som gjorde det vanskelig å få ut tidsriktige økonomiske rapporter eller spore kontantstrømmen. Feil ble vanlige, slik at tallene ikke lenger var pålitelige, og tilliten til forretningsbeslutningene ble svekket.

Det eksisterende Odoo ERP-systemet håndterte den daglige driften godt, men kom til kort når det gjaldt å automatisere import og avstemming av kontoutskrifter. Økonomiteamet logget seg inn på ulike bankportaler, lastet ned kontoutskrifter manuelt i ulike formater (CSV, XLS, PDF, CAMT) og tastet inn transaksjonslinjer i Odoo. Uten innebygd integrasjon eller dataparseringsfunksjoner oppstod det ofte feil, avstemmingen ble forsinket, og det var vanskelig å overholde kravene til internrevisjon. I tillegg manglet kunden interne eksperter som kunne bygge og vedlikeholde tilpassede Odoo-moduler eller sikre banktilkoblinger.

Fjern flaskehalser i arbeidsflyten med Odoo

Løsningen vi leverte

Oppdagelse og planlegging

Teamet vårt startet med en oppdagelsesfase. I tett samarbeid med kundens økonomi- og IT-team undersøkte vi hvordan kontoutskrifter ble behandlet på tvers av ulike kanaler og systemer. Ekspertene våre reviderte også avstemmingsflyten i Odoo, dokumenterte alle filformatene som var i bruk, og kartla hvordan data ble flyttet fra kontoutskrift til reskontro.

Det vi fant, bekreftet bekymringene deres: inkonsekvente filformater og uoverensstemmende avstemmingsregler førte til store forsinkelser. Hver bank brukte sitt eget format, og logikken for å matche transaksjoner varierte mellom kanalene.

Vi satte alt på papiret, samarbeidet med økonomiteamet for å definere klare, enhetlige avstemmingsregler og synkroniserte med IT-avdelingen om sikkerhetskrav. Alle oppgavene ble lagt til i en felles backlog, og prioriteringene ble gjennomgått ukentlig under sprintplanlegging og demonstrasjonsøkter.

Utforming av løsninger

Vi foreslo en modulær utvidelse av kundens eksisterende Odoo 18 Enterprise-oppsett. Ikke en fullstendig ombygging eller migrering, men et fokusert automatiseringslag som integreres direkte med deres nåværende økonomiske arbeidsflyter. Løsningen ble utviklet for å kunne kjøres raskt i produksjon, samtidig som den var skalerbar og enkel å vedlikeholde.

Våre tekniske beslutninger var basert på tre prinsipper:

Skalerbarhet. Systemet måtte kunne håndtere daglige transaksjonsvolumer fra noen få tusen til over 100 000 uten ytelsesfall
Modularitet. Vi bygget bankintegrasjonslaget for å være løst koblet, slik at nye banker kunne legges til uten å berøre kjernelogikken
Driftshastighet og åpenhet. Batchbehandling med ren logging og avstemmingsregler som finansavdelingen kan spore og justere

Vi valgte en containerisert arkitektur ved hjelp av Docker for horisontal skalering og brukte den opprinnelige Odoo ORM-en for sikker og effektiv batchskriving. Alle integrasjoner baserer seg på sikre REST API-er eller opplastingsgrensesnitt i Odoo, og alt kjører i kundens private sky, noe som minimerer endringer i infrastrukturen og bevarer kontrollen.

Nøkkelfunksjonalitet levert

System med to inntak. For institusjoner med API-støtte bygget teamet vårt sikre API-integrasjoner som automatisk henter nye kontoutskrifter etter en daglig tidsplan. For banker uten API-funksjoner skapte vi et rent dra-og-slipp-grensesnitt direkte i Odoo, slik at teamet kunne laste opp kontoutskriftsfiler manuelt.
Universell formatparser. Systemet analyserer automatisk en lang rekke formater, inkludert CAMT, OFX, QIF, CSV, XML og XLS/XLSX, og transformerer alle disse dataene til en enhetlig struktur som er klar til å behandles.
Sentralisert dashbord for administrasjon. Alle kontoutskrifter, enten de hentes via API eller lastes opp manuelt, havner i et enkelt, intuitivt Odoo-dashbord. Økonomiteamet får en samlet oversikt over alle transaksjoner, komplett med statusindikatorer (ventende, behandlet, avstemt, feil), tidsstempler og kildedetaljer for umiddelbar klarhet og raskere problemløsning.

Intelligent avstemmingsmotor. Når dataene er lagt inn i Odoo, matcher systemets avstemmingsmotor automatisk kontoutskriftslinjer med tilsvarende fakturaer, betalinger og andre finansposter ved hjelp av konfigurerbare regler som fakturanummer, kundenavn eller transaksjonsnummer. Denne automatiseringen gir svært nøyaktige posteringer og reduserer behovet for manuell inngripen.
Feilmodi og varsler. Vi har bygget et skuddsikkert feilrammeverk: API-feil gjentas automatisk med eksponentiell backoff, og havner deretter i en kø med døde bokstaver som overvåkes av planlagte helsesjekker. Parser-hikke eller uoverensstemmende transaksjoner utløser chatter-innlegg, e-postvarsler og oppføringer i et dedikert feildashboard. Alle logger strømmer gjennom Odoos loggingsrammeverk og inn i Grafana via Prometheus for sanntidssynlighet og øyeblikkelig feilsøking.
Batchbehandling med høy gjennomstrømning. Transaksjonene grupperes i batcher på 1 000 og bekreftes i bulk via Odoo ORM, noe som reduserer databasens overhead. I stresstester med 100 000 daglige transaksjoner ble import og avstemming fullført på under 15 minutter. Ved vanlig belastning (5 000-20 000 linjer per dag) er alt klart på 3-5 minutter. Og når etterspørselen øker, spinner vi opp ekstra Docker Worker-containere for å behandle batcher parallelt.
Modulært integrasjonslag. Systemets modulære API-integrasjonslag gjør det enkelt å legge til nye bankforbindelser etter hvert som kunden utvider sine finansielle partnerskap. Denne tilnærmingen gjør løsningen fleksibel og garanterer at den forblir en langsiktig ressurs som skalerer i takt med virksomheten.

Leveringsmetode

Spesialistene våre kjørte utviklingen i toukers sprinter, i tett samarbeid med kundens team. Hver sprint startet med en klar plan og ble avsluttet med en gjennomgang, der kunden kunne teste nye funksjoner og gi umiddelbare tilbakemeldinger.

De fleste implementeringsbeslutningene og det daglige tekniske arbeidet ble håndtert av teamet vårt, men vi involverte kunden når det gjaldt viktige forretningsregler, krav til samsvar og eventuelle større endringer. Teamet vårt jobbet på Time & Materials-basis med et tak som ikke måtte overskrides, slik at budsjettet var forutsigbart til tross for endringer i bankformater eller regler.

Vi holdt orden på alt gjennom en felles backlog og regelmessige standups. Risikoer, som endringer i bank-API-er, inkonsekvente filformater eller oppdateringer av avstemmingslogikk, ble flagget tidlig og løst i løpet av sprinten. For å støtte raske utgivelser med lav risiko satte vi opp CI/CD-pipelines for distribusjon direkte til kundens private nettsky.

Forbedret sikkerhet og tilgangskontroll

Sikkerhet er innebygd i alle lag. Alle API-tilkoblinger bruker OAuth 2.0 med roterende, omfangsbegrensede tokens, mens TLS beskytter data i transitt og AES-256 låser dem i hvile.

I Odoo implementerer vi detaljerte rollebaserte tillatelser, slik at bare autoriserte økonomibrukere kan se, laste opp eller godkjenne kontoutskrifter. Hver opplasting, redigering og godkjenning blir tidsstemplet i revisjonsloggen, og tofaktorautentisering beskytter alle kritiske handlinger for en ekstra forsvarslinje.

Målet vårt var å gjøre avstemmingen smertefri for økonomiteamet og skuddsikker for revisorene. Vi utviklet en løsning som behandler store volumer, sikrer dataene og gir dem sanntidstall til fingerspissene. Nå kan kunden fokusere på vekst uten å bekymre seg for manuelle feil eller forsinkelser ved månedsslutt.

Kiryl Drabysheuski Leder for ERP-konsulenter

Teknologier som brukes

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Team

Prosjekt-leder

Business Analyst

Kvalitets- sikringsingeniør

Odoo-utviklere

Resultat

Prosjektets varighet

September - desember 2024

Teamet vårt har levert hele løsningen på under 12 uker. I løpet av den første måneden med produksjonsbruk har økonomiteamet redusere avstemmingstiden med 50%, noe som gir dem mer enn 20 ekstra timer hver uke til strategisk analyse og planlegging. Månedsavslutningen går nå raskere og uten manuelle etterslep eller forsinkelser i rapporteringen.

Nøyaktigheten har økt kraftig. Automatisert bokføring har reduserte manuelle inntastingsfeil med 80%, og over 95% av kontoutdragslinjer flyttes nå direkte fra import til reskontro uten menneskelig input. Systemet behandler 5 000-20 000 transaksjoner daglig på 3-5 minutter, og stresstester på 100 000 linjer på under 15 minutter.

Daglig oversikt over kontantbeholdningen har forbedret ledelsens beslutningsgrunnlag, og de interne tilbakemeldingene fra økonomiteamet har vært gjennomgående positive. Kunden forlenget oppdraget med ytterligere ERP-automatiseringsarbeid, og systemet fortsetter å kjøre i produksjon med løpende støtte fra Innowise.

Innholdsfortegnelse

Fjern flaskehalser i arbeidsflyten med Odoo

Relaterte saker

Kontakt oss

Bestill en samtale eller fyll ut skjemaet nedenfor, så kontakter vi deg når vi har behandlet forespørselen din.

Navn

Selskap

E-post

Telefon

Melding

Send oss en talemelding

Legg ved dokumenter

Last opp fil

Du kan legge ved én fil på opptil 2 MB. Gyldige filformater: pdf, jpg, jpeg, png.

Ved å klikke på Send, samtykker du til at Innowise behandler dine personopplysninger i henhold til våre Retningslinjer for personvern for å gi deg relevant informasjon. Ved å oppgi telefonnummeret ditt samtykker du i at vi kan kontakte deg via taleanrop, SMS og meldingsapper. Priser for samtaler, meldinger og data kan gjelde.

Du kan også sende oss en forespørsel
til contact@innowise.com

Hva skjer videre?

Når vi har mottatt og behandlet forespørselen din, tar vi kontakt med deg for å beskrive prosjektbehov og signerer en taushetserklæring for å sikre konfidensialitet.

Etter å ha undersøkt dine ønsker, behov og forventninger, utarbeider teamet vårt et prosjektforslag forslag med arbeidsomfang, teamstørrelse, tids- og kostnadsestimater.

Vi avtaler et møte med deg for å diskutere tilbudet og spikre detaljene.

Til slutt signerer vi en kontrakt og begynner å jobbe med prosjektet ditt med en gang.