10 viktige SharePoint-fordeler og 12 reelle brukstilfeller

28. august 2025 14 min å lese

SharePoint gir deg rask tilgang til kritisk informasjon, automatiserer repetitive oppgaver, støtter teamsamarbeid på tvers av lokasjoner og sørger for at alt er sporbart og sikkert. Store navn som Nestlé, Ardent Mills og Kraft Heinz er avhengig av det for å organisere interne arbeidsflyter, administrere innhold og opprettholde en stram forretningsdrift.Hvis teamet ditt bare bruker SharePoint til å lagre filer, sitter du egentlig i en Ferrari, men bruker bare radioen. SharePoints virkelige verdi kommer til syne når det blir ryggraden i forretningsdriften: intranett, kunnskapsbase, prosessmotor og dokumentkontrollsenter.I denne artikkelen vil jeg gå gjennom de viktigste Fordeler med SharePoint for virksomhetenog viktige bruksområder. Jeg vil dele hvorfor bruke SharePointhvor det svikter, og hvordan man kan nærme seg Utvikling av SharePoint-intranett uten kaster bort måneder på gjenoppbygging ting som aldri fungerte i utgangspunktet.Se på dette som en realitetssjekk og en praktisk veiledning for alle som ønsker å ta SharePoint i bruk slik det var ment.

De viktigste fordelene med SharePoint for bedrifter

De viktigste fordelene med SharePoint kan oppsummeres i tre ting: bedre synlighet, færre manuelle oppgaver og verktøy som faktisk gjenspeiler hvordan teamene dine jobber. Når SharePoint er riktig konfigurert, blir det et sentralnervesystem for organisasjonen.

SharePoint forenkler arbeidet på tvers av team

En av de mest undervurderte fordelene med SharePoint er hvordan det tvinger teamene til å arbeide ut fra en felles struktur. Og hvordan denne strukturen reduserer friksjonen.

De fleste bedrifter er ikke klar over hvor mye tid de kaster bort på å spore opp filer, jakte på godkjenninger eller gjette hvilken versjon som er den endelige. SharePoint gir deg en måte å standardisere samarbeidet på uten å låse folk til rigide arbeidsflyter.

Du kan for eksempel erstatte fem frakoblede Excel-trackere og innboksbaserte godkjenninger med én SharePoint-liste knyttet til en Power Automate-flyt. Alle jobber fra samme system, og ting går raskere uten ekstra møter.

Sikkerhet og samsvar på bedriftsnivå

SharePoint gir virksomheter en sikkert, sentralisert miljø for samarbeid og styring. Du får detaljerte tillatelser helt ned på dokumentnivå, revisjonsspor for alle interaksjoner og innebygde samsvarsfunksjoner som oppbevaringsetiketter, eDiscovery og sensitivitetsinnstillinger. Alt dette støttes av Microsoft 365-sikkerhetsrammeverket.

Hvis du har å gjøre med interne retningslinjer eller bransjeforskrifter, kan SharePoint bidra til å opprettholde kontrollen uten å legge til flere lag med kompleksitet. Det er utviklet for å støtte datalagring i flere regioner, beskytte konfidensiell informasjon med betinget tilgang og gi den gjennomsiktigheten de juridiske og InfoSec-teamene dine trenger.

SharePoint skaleres i takt med at du vokser

SharePoint trenger ikke en storstilt lansering. Du kan starte med ett enkelt teamnettsted og bygge videre utover, og det er akkurat det vi anbefaler for de fleste kunder.

Nystartede bedrifter kan begynne med bare ett dokumentbibliotek og senere utvide med avdelingsspesifikke portaler, intranetthjemmesider og tilkoblede Power BI-dashbord. SharePoint støtter denne typen modulær vekst. Du trenger ikke å redesigne hele systemet hvert halvår, du legger bare til lag etter hvert som behovene dine utvikler seg.

Innholdet forblir strukturert og søkbart

Det er her SharePoint vinner over verktøy som Dropbox eller Google Disk: metadata.

De fleste team dumper filer i mapper. Så endrer noen navngivningskonvensjonen. Og så kan du ikke finne noe som helst. SharePoint gir deg tagging, innholdstyper og filtrerte visninger. Vil du hente ut alle kontrakter som ble signert i andre kvartal av en bestemt leder? Det tar to klikk hvis dataene er strukturerte.

Se hvilke relaterte tjenester vi tilbyr

Data er sentralisert og tilgjengelig

Alle bedrifter opplever til slutt det samme smertepunktet: Noen har fri, en tidsfrist nærmer seg, og ingen vet hvor en nødvendig fil er.

SharePoint løser dette ved å blir et sentralt knutepunkt for driftsdata: dokumenter, lister, sider, oppgavesporere og til og med dashbord. Og fordi det er integrert med Microsoft 365, kan du bruke dataene i Teams, Outlook eller Power BI uten å bytte verktøy. Hvis du er vant til å spore leveringsunntak i e-posttråder, vil en SharePoint-liste med filtre, statuslogikk og varsler hjelpe deg med å unngå innboksarkeologi.

Morsomme fakta

McKinsey fant at ansatte bruker nesten 20% av tiden sin på å lete etter intern informasjon eller spore opp kolleger. Det er en hel dag hver uke. Når data ligger i et sentralisert, søkbart system som SharePoint, forsvinner ikke denne tiden, men blir brukt til faktisk arbeid.

Administratorer får full kontroll uten detaljstyring

Sentralisert administrasjon gir de rette personene riktig nivå av kontroll.

SharePoint gir IT-teamene en god oversikt: hvem som eier hva, hvor tilgangen har forsvunnet, hvilket innhold som er foreldet, og hvordan bruken utvikler seg. Men det lar også nettstedseiere administrere sin egen plass. Den balansen er viktig. Selv i en global utrulling kan du sette opp retningslinjer for styring slik at hver avdeling kan eie sin egen struktur, men likevel følge konsekvente modeller for navngivning, oppbevaring og tillatelser.

Du trenger ikke å være utvikler for å bygge noe nyttig

SharePoint gir ikke-tekniske team reelle verktøy for å få arbeidet gjort. HR kan for eksempel lage sjekklister for nyansatte, innkjøp kan administrere leverandørdata, og økonomiavdelingen kan kjøre arbeidsflyter for månedsavslutninger. Alt ved hjelp av innebygde lister, skjemaer, visninger og Power Automate. Med den rette strukturen på plass blir teamene mer selvstendige og jobber raskere.

Merknad

For å oppnå stabilitet på lang sikt lønner det seg å sette opp ting riktig fra starten av. En tydelig nettstedsarkitektur, navnekonvensjoner og en strategi for tillatelser - det er disse delene som sørger for at SharePoint kan brukes i stor skala. Det er her vi kommer inn i bildet. Hos Innowise hjelper vi bedrifter med å rulle ut SharePoint-løsninger som fungerer nå og fortsette å jobbe etter hvert som de vokser.

Samarbeid blir et biprodukt av god struktur

Samarbeidet fungerer best når informasjonen befinner seg der folk forventer å finne den: ikke i noens hode eller i en chattetråd. SharePoint hjelper team med å bygge delte arbeidsområder med reell logikk bak: oppgaver, kalendere, dokumenter, statusoppdateringer og maler. Og alt dette er samlet i ett og samme miljø.

Et markedsføringsteam kan for eksempel opprette et nettsted der kampanjebriefer, tilbakemeldingsrunder, endelige ressurser og lanseringssjekklister ligger side om side. Alle ser den samme informasjonen, bruker de samme verktøyene og holder seg oppdatert uten å måtte jakte på lenker eller spørre rundt. Når samarbeid føles enklere enn å bytte kontekst på tvers av fem plattformer, har folk en tendens til å faktisk bruke det.

Produktiviteten øker fordi friksjonen synker

SharePoint gjør ikke teamene mer produktive på magisk vis. Den fjerner bare søppelet som bremser dem ned.

SharePoint håndterer godkjenninger, versjonskontroll, gjentatte oppdateringer og fremdriftssporing når det er riktig konfigurert. En produksjonsbedrift som er vant til å håndtere produksjonsavvik i Excel, kan for eksempel migrere prosessen til SharePoint med et tilpasset skjema, statuslogikk og automatiserte varsler. Resultatet er at man slipper å gå glipp av registreringer eller manuelle påminnelser, og at det går raskere å finne en løsning.

Du kan tilpasse uten å skape et monster

SharePoint er fleksibeltmen det betyr ikke at du bør røre alle innstillinger.

For eksempel kan et team som bygger en intern opplæringsportal, bruke moderne sider, Power Apps og lister til å levere innhold, spore fullførte kurs og samle inn tilbakemeldinger uten å skrive kode. På denne måten blir nettstedet vedlikeholdbart, skalerbart og enkelt å overlevere. Når tilpasningen støtter et klart forretningsmål og holder seg innenfor plattformens grenser, forblir den nyttig over tid.

Hvis du planlegger en migrering eller skal fikse en halvferdig migrering, kan vi hjelpe deg

De viktigste bruksområdene for SharePoint

Så hva brukes SharePoint til i virksomheten? Teamene bruker det til å erstatte spredte verktøy, sentralisere kunnskap, automatisere repetitive oppgaver og gi avdelingene mer kontroll uten å miste struktur.

I denne delen vil jeg gå gjennom de viktigste Bruksområder for SharePoint som dukker opp igjen og igjen. La oss ta en nærmere titt.

1. Bruk av SharePoint som intranettportal

SharePoint fungerer godt som intranett for hele bedriften når det gir folk det de trenger: oppdateringer, dokumenter, lenker, kalendere og sider som gjenspeiler hvordan virksomheten drives.

Selskaper som Cummins bygget intranettet sitt, Cummins Connect, på SharePoint Online for å støtte samarbeid på tvers av mer enn 100 land. Markedsføringsteam bruker det til å lage planer på tvers av 25 forretningssegmenter. Ledere har tilgang til det på mobilen når de er på reise. Strukturen gjør det mulig for teamene å samarbeide om det samme dokumentet uten versjonskonflikter og uten å være avhengige av eksterne verktøy.

Et annet eksempel er Douglas Elliman. De lanserte sitt nye intranett, Douglas, på SharePoint Online for å gi agenter på 113 kontorer tilgang til verktøy, data og apper fra ett enkelt knutepunkt. Det inkluderer en appbutikk, tilpassbare verktøy og en chatbot kalt SpørDouglas. Alle er skreddersydd for å støtte måten agenter driver virksomheten sin på.

2. Bruk av SharePoint som et dokumenthåndteringssystem

SharePoint håndterer dokumenthåndtering med struktur og sporbarhet. Versjonshistorikk, tillatelser, metadata og tilgangslogger er allerede en del av systemet, så det er ikke nødvendig å legge dem til.

På Ardent MillsFor eksempel begynte en intern forretningsarkitekt med å bruke SharePoint-lister som datalag for tilpassede Power Apps. Det som begynte som en enkelt skjemaerstatning, vokste til et nettverk av verktøy for over 35 anlegg, som dekket alt fra kvalitetskontroller til logistikktilbakemeldinger og kjøretøyinspeksjoner. SharePoint tilbød et velkjent miljø å bygge videre på. Og etter hvert som teamet ble mer modent, begynte de å gå over til Dataverse. Men SharePoint var inngangsporten som låste opp denne transformasjonen.

3. Bruk av SharePoint til å administrere prosjekter

SharePoint støtter prosjektarbeid ledelse når teamene trenger synlighet, ikke enda en app. Oppgavelister, dokumentbiblioteker, tidslinjer, kalendere og dashbord kan alle være på samme sted, knyttet til det faktiske prosjektarbeidet.

Toyota bruker SharePoint for å administrere et bredt spekter av interne prosjekter, inkludert kjøretøyutvikling, prosessoptimalisering og kvalitetskontroll. De bygde tilpassede prosjektsider i SharePoint for å gi teamene sentralisert tilgang til oppgaver, dokumentasjon og tidslinjer. Disse SharePoint-arbeidsområdene hjalp dem med å samordne innsatsen på tvers av avdelinger og sikre samsvar med interne prosesser, samtidig som de brukte verktøy som de ansatte allerede var kjent med via Microsoft 365. Det resulterte i smidigere kommunikasjon på tvers av avdelingene og bedre oversikt over prosjektets fremdrift i alle faser.

4. Bruk av SharePoint som et innholdsstyringssystem

SharePoint bidrar til å håndtere internt innhold i stor skala: med godkjenningsarbeidsflyter, maler, tagging og eierskap innebygd. Innholdsteamene kan spore hvem som har publisert hva, når det ble oppdatert, og hvor det passer inn i den større strukturen.

Profftips

Microsofts retningslinjer for innholdsstyring for bedrifter beskriver hvordan du bruker administrerte metadata, innholdstyper og dokumentsett for å holde innholdet konsistent på tvers av forretningsenheter. Dette oppsettet fungerer godt for interne policybiblioteker, opplæringsmateriell, forskningsarkiver og driftsdokumentasjon - overalt der versjonskontroll og konsistens er viktig.

5. Bruk av SharePoint som kunnskapsbase

Kunnskapsbaser fungerer bare når de er enkle å søke i, og når noen har ansvar for å holde dem nyttige. SharePoint støtter begge deler. Det gir teamene et sted å samle veiledninger, SOP-er, opplæringsdokumenter og feilsøkingstrinn med de riktige filtrene og tillatelsene.

Innholdsformel deler eksempler på SharePoint-kunnskapsbaser som er bygget opp med tydelig kategorisering, arbeidsflyter for bidragsytere og ekspertkataloger. En slik struktur gir nyansatte et forsprang og gjør at seniormedarbeidere slipper å svare på de samme spørsmålene to ganger.

6. Bruke SharePoint som et ticketing-system

Intern ticketing fungerer best når henvendelsestypene er kjente og volumet er håndterbart. SharePoint håndterer dette godt, spesielt i kombinasjon med Power Automate og Forms. Medarbeiderne sender inn forespørsler via et skjema, statusoppdateringer spores i en liste, og varsler sendes ut automatisk.

Universitetet i Oxford bruker en SharePoint-drevet selvbetjeningsportal for IT-support, slik at ansatte og studenter kan logge inn problemer direkte via skjemaer knyttet til SSO-en deres. Portalen dirigerer henvendelsene til et sentralt nettsted der supportteamene sporer forespørsler i sanntid, til og med flagger forsinkelser og integrerer alternativer for telefonforespørsler i hastesaker.

7. Bruk av SharePoint som CRM-system

SharePoint kan fungere som en Lett CRM for sporing av kontakter, muligheter og kundekommunikasjon. Det er ikke laget for komplekse avtalepipelines, men det dekker det grunnleggende: kontaktkataloger, aktivitetslogger, vedlegg og påminnelser.

Jeg kom en gang over et case der en Microsoft-partner beskrev hvordan en tysk produsent, Liebherr, bygget et CRM-lignende oppsett ved hjelp av SharePoint og Dynamics 365. Den viktigste detaljen? De synkroniserte tillatelser mellom de to, slik at kundedokumenter ble lagret i SharePoint, men underlagt de samme reglene som i CRM-systemet. På den måten kunne teamene samarbeide om salgs- og prosjektfiler uten å bekymre seg for tilgangsproblemer.

Når folk spør: "Hva brukes SharePoint til? utover dokumentlagring?", er dette et godt eksempel. Oppsettet fungerer godt når du sporer interne kontoer, administrerer leverandørkontakter eller håndterer partnerrelasjoner der tett koordinering betyr mer enn en kompleks salgspipeline.

8. Bruk av SharePoint sammen med ERP-systemer

SharePoint erstatter ikke ERP-systemer, men utfyller dem. Mange bedrifter bruker SharePoint til å presentere ERP-data på en mer brukervennlig måte: med dashbord, filtrerte visninger og samarbeidsfunksjoner som ikke er tilgjengelige i de fleste ERP-grensesnitt.

I en av våre automatiseringsprosjekter for en USA-basert bankI forbindelse med prosjektet jobbet vi med å integrere en plattform for robotisert prosessautomatisering med kundens økonomisystemer, interne verktøy og dokumentasjonssentre. I tillegg til ERP-lignende kjernesystemer integrerte vi også SharePoint som et sentralt punkt for intern dokumentasjon og langsiktig vedlikeholdsveiledning. Det gjorde det enklere for bankens distribuerte team å få tilgang til RPA-arbeidsflyter, integrasjonsspesifikasjoner og samsvarskunnskap fra ett og samme sted. Alt dette uten å måtte lete gjennom e-poster eller være avhengig av utdaterte PDF-filer.

9. Bruke SharePoint til å administrere innkjøpsforespørsler

Sporing av kjøpsforespørsler starter ofte i e-post og forblir der til noe går i stykker. SharePoint tilbyr en bedre vei: strukturerte skjemaer, automatiserte godkjenningsflyter og sporing i sanntid.

Jeg har sett at dette oppsettet har fungert godt i selskaper der teamene trengte mer struktur, men ikke hadde budsjett eller størrelse til et fullstendig innkjøpssystem. Når alle bruker det samme skjemaet og godkjenninger er knyttet til roller, reduseres forsinkelser og gjetninger. Det er ikke fancy, men det gir synlighet: Økonomiteamene vet hva som er på vei, lederne vet hva som er under behandling, og de som ber om noe, slipper å jakte på oppdateringer i e-posttråder.

10. Bruk av SharePoint til interne nyhetsbrev

Interne nyhetsbrev sendes ofte ut via e-post, men SharePoint gjør dem lettere å organisere og finne igjen senere. Sidene kan inneholde kunngjøringer, oppsummeringer av arrangementer, innebygde videoer eller spørreundersøkelser. Alt har en konsekvent stil og publiseres etter en forutsigbar tidsplan.

Microsoft anbefaler å bruke SharePoint kommunikasjonssider for å bygge opp interne nyhetsnav. Teamene kan administrere arkiver, spore lesertall og hente innhold fra andre deler av intranettet uten å skrive det om.

11. Bruke SharePoint til å støtte personlig produktivitet

Personlig produktivitet i SharePoint starter med synlighet. Når de ansatte vet hvor de finner det de trenger, og ikke bruker halve dagen på å jakte på filer eller statusoppdateringer, blir alt enklere.

Dokumentbiblioteker, oppgavelister, delte kalendere og sidebokmerker hjelper den enkelte med å holde fokus. SharePoint har også kobles til OneDrive, Teams og Outlook, slik at folk kan administrere oppgaver og dokumenter på tvers av de verktøyene de allerede bruker.

12. Bruk av SharePoint for å støtte medarbeiderdrevet innovasjon

Kontinuerlig forbedring er avhengig av tilgang til både interne dokumenter og til hverandres ideer. SharePoint gir bedrifter en plattform for å få frem, diskutere og utvikle disse ideene over tid.

Flex bruker SharePoint Online som grunnlag for en idéportal der de ansatte kan sende inn, stemme over og forbedre forslag til forbedring av driften eller tjenesteleveransen. Denne typen synlighet gir enkeltpersoner mer makt, men den skalerer også. Og de beste ideene blir innlemmet i arbeidsflyter som brukes globalt på tvers av teamene.

Hvordan Innowise kan hjelpe deg med SharePoint

SharePoint er ikke vanskelig å bruke, men det er lett å gjøre feil. Jeg har sett team miste ukevis med arbeid på grunn av ødelagte tillatelser, dupliserte biblioteker og migreringer som så fine ut helt til noen oppdaget manglende metadata. Nedetid, forvirring og rotete brukeradopsjon er ikke sjeldent, men det er det som skjer når planleggingen kommer i bakgrunnen.Det er derfor selskaper som Ardent Mills, Cummins og Douglas Elliman investerer i å få SharePoint-fundamentet på plass. De jakter ikke på fancy funksjoner, men sørger heller for at det grunnleggende (samarbeid, dokumentkontroll og systemtillit) holder mål i stor skala.Det er der teamet mitt vanligvis kommer inn i bildet. Noen ganger begynner det med SharePoint-rådgivningDet kan være å finne ut hva man allerede har, hva som er verdt å beholde, og hva som må revurderes helt. Andre ganger er målet å gjøre noe raskt: bytte ut fildelinger, bygge om et intranett eller rydde opp i mange år med SharePoint. I slike tilfeller lener vi oss på Sharegate. Den tar seg av de tunge løftene under migreringen (fra innholdskartlegging til overføring av tillatelser) uten å ødelegge noe midt i prosessen.Når du skal bygge opp noe nytt, anbefaler jeg vanligvis å begynne i det små. Én godt strukturert intranett side. En prosess automatisert med en liste og en Power Automate-flyt. Noe konkret som teamet kan bruke med en gang, ikke bare en plan som ligger i et dokument.

Hvis SharePoint-oppsettet ditt føles oppblåst, skjørt eller halvferdig, er det sannsynligvis en grunn til det. Vi har sett hvordan Bruk av SharePoint fører til mer forvirring enn klarhet. Hvis du vil ha hjelp til å finne ut av det, kan du begynne med vår SharePoint-utviklingstjenester. Eller bare ta kontakt. Noen ganger er det bare noen få beslutninger som skal til for å fikse det som ikke fungerer.

Ivan Shatukha

Direktør for global utvikling

Ivan Shatukha er Global Development Director i Innowise, og har over åtte års erfaring med å utvikle programvareutviklingsteam og sørge for at teknologiprosjekter leverer både forretningsmessig og teknisk. Ivan startet som Lead Python-ingeniør, og utviklet teamet fra bare noen få personer til over tusen, med et skarpt fokus på skalering og effektivisering. Han er kjent for å kombinere sterk teknisk kunnskap med en klar strategisk visjon, samtidig som han bygger systemer som holder prosjektene på sporet og innenfor budsjettet. Han har spilt en nøkkelrolle i skaleringen av Innowises virksomhet, fra å automatisere kjerneprosesser til å introdusere nye teknologiske retninger som har ført til vekst.

Les mer

Innholdsfortegnelse

Kontakt oss

Bestill en samtale eller fyll ut skjemaet nedenfor, så kontakter vi deg når vi har behandlet forespørselen din.

Navn

Selskap

E-post

Telefon

Melding

Send oss en talemelding

Legg ved dokumenter

Last opp fil

Du kan legge ved én fil på opptil 2 MB. Gyldige filformater: pdf, jpg, jpeg, png.

Ved å klikke på Send, samtykker du til at Innowise behandler dine personopplysninger i henhold til våre Retningslinjer for personvern for å gi deg relevant informasjon. Ved å oppgi telefonnummeret ditt samtykker du i at vi kan kontakte deg via taleanrop, SMS og meldingsapper. Priser for samtaler, meldinger og data kan gjelde.

Du kan også sende oss en forespørsel
til contact@innowise.com

Hva skjer videre?

Når vi har mottatt og behandlet forespørselen din, tar vi kontakt med deg for å beskrive prosjektbehov og signerer en taushetserklæring for å sikre konfidensialitet.

Etter å ha undersøkt dine ønsker, behov og forventninger, utarbeider teamet vårt et prosjektforslag forslag med arbeidsomfang, teamstørrelse, tids- og kostnadsestimater.

Vi avtaler et møte med deg for å diskutere tilbudet og spikre detaljene.

Til slutt signerer vi en kontrakt og begynner å jobbe med prosjektet ditt med en gang.

10 viktige SharePoint-fordeler og 12 reelle brukstilfeller

De viktigste fordelene med SharePoint for bedrifter